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Lors d’un récent petit-déjeuner FP&A organisé par Pigment, la discussion s’est portée sur les conseils à donner à une personne qui prend ses fonctions en tant que Head of FP&A. Autour de la table, l’expérience des intervenant était riche et les conseils précieux pour toute personne qui débute dans ce rôle.
Quatre étapes clés sont ressorties de ces échanges :
1. Maîtriser les états financiers sur le bout des doigts
Cela peut sembler évident, mais c’est véritablement par là qu’il faut commencer.
Identifiez les sources de revenus. Quelles lignes de produits et quelles régions sont les plus rentables ? Quels départements représentent les plus gros centres de coûts ?
En répondant à ces questions, d'autres arriveront. Approfondir les leviers clés du business est une excellente façon de comprendre votre activité en profondeur.
Au fil de votre exploration, vous pourrez confronter vos observations aux objectifs opérationnels de l’organisation. Sur quels aspects êtes-vous en ligne avec les attentes ? Où existe-t-il des écarts à combler ?
2. Rencontrer tout le monde avant de changer quoi que ce soit
La tentation sera grande de vouloir tout changer rapidement, mais il faut savoir y résister.
Deux raisons à cela :
- Certains processus vous sembleront absurdes… D'autres vous paraîtront incohérents uniquement parce que vous ne disposez pas encore du contexte nécessaire. La seule façon de faire la distinction est de comprendre l’environnement dans lequel vous évoluez.
- Il est essentiel de bâtir un climat de confiance avant de bouleverser les habitudes de travail.
Utilisez les 30 premiers jours après votre arrivée pour faire connaissance avec votre équipe, les parties prenantes et l'intégralité de l’organisation. Votre équipe doit bien sûr rester votre priorité, mais essayez aussi de rencontrer chaque jour une personne qui évolue en dehors de votre département (ventes, marketing, support client, etc.).
Et pourquoi ne pas aller au-delà ? Investisseurs, clients, fournisseurs… Tous peuvent enrichir votre compréhension globale de votre activité et du marché.
Demandez-leur quels sont les plus grands défis qu’ils cherchent à relever. Cette approche vous aidera à cerner le business sous tous ses angles; et à devenir rapidement un partenaire stratégique efficace.
Et surtout : n'interagissez pas qu’avec les personnes les plus seniors !
3. Réaliser un audit du « système d’exploitation » de la fonction Finance
Cartographiez les activités actuelles du département, sur un cycle mensuel et annuel. Posez-vous les bonnes questions :
- À quelle fréquence fait-on des prévisions ?
- À quoi ressemble le processus budgétaire (s’il existe) ?
- Quelle est la cadence des reportings mensuels ?
- À quoi ressemble la stack technologique ?
Pour chacun de ces sujets, identifiez des axes d’amélioration à court et long terme. Vous pourriez obtenir un tableau comme celui-ci :
4. Livrer des quick wins visibles rapidement
Même s’il est important de ne pas tout changer trop tôt, il est également bénéfique d’apporter rapidement quelques améliorations visibles et concrètes.
Peut-être y a-t-il un processus manuel que vous pouvez automatiser. Ou bien une revue des fournisseurs qui permettrait de réduire les dépenses inutiles, voire de négocier des remises.
Vos entretiens individuels et votre audit des processus révéleront des dizaines de problématiques, parmi lesquelles certaines seront simples à résoudre. Choisissez-en quelques-unes qui auront un impact tangible et immédiat.
Vous avez tout ce qu’il faut
Vos premiers jours au sein d'une nouvelle fonction sont une question d’équilibre : écouter plus que parler, apprendre plus que transformer.
Profitez de cette période pour poser les bases de stratégies à court et long terme qui auront un impact concret sur l’organisation. Avec le temps, vos quick wins vous donneront la crédibilité nécessaire pour faire avancer des projets plus ambitieux.
Bonne chance !
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