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La planification de la capacité est la pierre angulaire d’une stratégie GTM réussie. Pour l’équipe Revenue Operations, c’est le socle sur lequel repose la définition des territoires, des quotas, des portefeuilles clients, et bien plus encore. Mais c’est aussi un exercice particulièrement complexe.
C’est grâce à cette planification que nous nous assurons d’avoir les bons effectifs commerciaux pour atteindre nos objectifs de chiffre d’affaires, les bonnes ressources en services professionnels pour assurer les déploiements, et le bon ratio clients/CSM pour maintenir une expérience de qualité.
Pour que tout cela fonctionne, il faut croiser les prévisions de promotions, les taux d’attrition, les évolutions organisationnelles et les objectifs de croissance afin de planifier de façon cohérente.
Et quand on sait qu’un recrutement prend en moyenne 3 mois, et que l’onboarding d’un nouveau collaborateur dure entre 3 et 6 mois, il devient évident qu’il faut planifier à 12 mois de ce que l’on anticipe.
J’ai passé des années à perfectionner ces modèles dans Excel et Google Sheets, et des heures innombrables à rapprocher manuellement des données issues de différentes sources pour obtenir un résultat fiable.
Heureusement, je travaille désormais dans une entreprise qui développe un logiciel de gestion de la performance commerciale (SPM) particulièrement avancé.
Dans cet article, je vous explique comment Pigment aide mon équipe et moi-même à faire tourner toute l’organisation GTM de manière fluide.
Éviter le syndrome du “stare and compare”
L’un des aspects les plus complexes de la planification de la capacité commerciale, c’est que vous avez toujours deux versions de la réalité :
- La version « live » de l’effectif actuel, issue du SIRH (HiBob dans notre cas) et gérée par les RH
- Et la ou les versions « futures » que vous utilisez dans vos plans.
Dans de nombreuses entreprises, cette planification se fait encore dans Excel, Google Sheets ou un autre outil. Comme ces deux versions de la vérité sont séparées, il devient très difficile de les rapprocher. Résultat : vous passez votre temps à « stare and compare », à jongler entre les sources et à comparer les écarts.
Chez nous, ce problème ne se pose pas grâce à Pigment. L’outil s’intègre directement à HiBob (et à d'autres plateformes), ce qui permet d’attribuer un identifiant unique à chaque poste dans notre SIRH, identifiant qui est automatiquement repris dans notre application de planification.
Concrètement, lorsqu’un(e) collaborateur/rice part et qu’un remplacement est prévu, il n’y a rien à faire manuellement.
Cela peut sembler simple, mais dans un environnement où les choses évoluent constamment, cela fait une énorme différence. C’est tout un travail fastidieux, chronophage (et source d’erreurs potentielles) que nous n’avons plus à faire.
Tout à portée de main
Lorsque nous construisons notre plan, comme toute autre équipe, nous faisons un certain nombre d’hypothèses et de prévisions. Par exemple : nous allons signer X contrats, avec un ACV de Y, etc.
Mais une fois le plan en action, nous suivons également les résultats réels dans une application de reporting. Dans une autre entreprise, cela se ferait probablement dans un outil de business intelligence. Le fait que tout soit au même endroit est un avantage considérable.
Cela nous permet de réviser régulièrement nos résultats réels et de les intégrer dans de nouvelles hypothèses à mesure que nous ajustons notre plan.
Utiliser Pigment ouvre la porte à toutes sortes de possibilités intéressantes, en théorie, nous pourrions faire évoluer nos hypothèses dynamiquement en fonction des résultats dès qu’ils sont disponibles, par exemple.
De notre côté, nous préférons revoir nos résultats et actualiser nos hypothèses chaque trimestre. Cela nous donne plus de contrôle, nous permet d’exclure les cas atypiques, de prendre en compte certaines spécificités, etc.
Mais c’est un très bon exemple de la puissance que représente le fait d’avoir toutes les données réunies dans un seul et même outil.
Scénarios : se préparer à toutes les éventualités
Tout(e) dirigeant(e) d’entreprise sait à quel point l’incertitude fait désormais partie du quotidien. Nous devons sans cesse explorer de nouvelles pistes de croissance, tester de nouvelles stratégies, et être capables de nous réorienter très rapidement.
C’est là que les capacités natives de planification par scénarios dans Pigment sont extrêmement précieuses.
Nous sommes une entreprise en forte croissance, sur une trajectoire particulièrement stimulante. Pour maintenir cette dynamique, nous devons constamment évaluer différentes options, comprendre leurs implications, et prendre des décisions rapides et éclairées.
Dans Pigment, il est incroyablement intuitif de construire, d’analyser et de comparer plusieurs scénarios.
Nous observons également une tendance, en interne comme chez nos clients, où de plus en plus de comités de direction et d’investisseurs privilégient une approche basée sur une fourchette de résultats prévisionnels.
Dire « nous pensons réaliser 100 M$ cette année », cela peut être utile.
Mais dire à la place « nous sommes très confiants sur une fourchette entre 95 M$ et 105 M$ », cela l’est bien davantage.
Entrons dans la technique
Il est facile, quand on utilise Pigment au quotidien, d’oublier à quoi ressemblerait la vie sans un tel outil. Beaucoup d’aspects techniques fonctionnent naturellement, ce qui n’était pas du tout le cas avec les autres outils que j’ai pu utiliser auparavant.
Un bon exemple, particulièrement pertinent pour la planification de capacité, ce sont les hiérarchies irrégulières. Cela se produit, par exemple, lorsque certains commerciaux reportent directement à un VP, tandis que d’autres passent par plusieurs niveaux intermédiaires.
Pigment nous permet de gérer ces hiérarchies complexes de manière fluide, de gérer les croisements, et traite extrêmement bien la sparsité des données, ce qui signifie que nous n’avons quasiment jamais besoin de revenir sur nos listes principales. Je serais bien incapable de quantifier précisément le temps que cela fait gagner à l’équipe, mais je suis certaine que c’est énorme.
Une autre fonctionnalité très puissante, ce sont les agrégations personnalisées. Elles nous permettent de visualiser et de regrouper nos données de manière extrêmement flexible (par équipe, région, cas d’usage, etc.), sans avoir à reconstruire nos modèles. C’est particulièrement utile pour le reporting à destination du management.
Dernières réflexions
J’espère que cet aperçu vous aura été utile, revenez dans quelques semaines pour découvrir un nouvel article détaillé sur notre approche de la planification des territoires et des quotas dans Pigment.
En attendant, la meilleure façon de découvrir ce que Pigment peut vous apporter c’est de réserver une démo personnalisée.
