Comment le géant multimarques IDKIDS a optimisé sa planification et obtenu 100% d'adoption de l'outil grâce à Pigment

En résumé

• Les problèmes de chaîne d'approvisionnement et de logistique post-COVID, une structure organisationnelle complexe et un volume conséquent de données à traiter ont révélé le besoin d’une planification plus flexible pour IDKIDS.
• La combinaison du logiciel TM1 + Excel a engendré des modèles et processus rigides, difficiles à contrôler et qui ne pouvaient évoluer au rythme de l'entreprise.
• Le regroupement et la synchronisation des données Finance et Achats dans Pigment ont permis de fiabiliser la donnée et les processus de traitement inhérents pour réduire les risques dans l'ensemble de l'entreprise.
• Pigment permet des gains de productivité considérables, tels que la réduction de 92 % du temps passé à modifier les paramètres du budget ou la création de nouveaux centres de coûts quatre fois plus rapidement qu’avec les processus précédents.
• Grâce à un programme de formation interne, Pigment a été adoptée à 100% par les équipes et les utilisateurs.

Ce n'est plus un secret pour personne, le contexte macroéconomique présente depuis quelques années de nombreux défis pour les acteurs du retail et de la distribution. L'inflation record, les ruptures de la chaîne d'approvisionnement, sans oublier la pandémie mondiale, l'incertitude prévau. Pour faire face à ces enjeux, des acteurs innovants comme IDKIDS ont besoin des bons outils pour prendre des décisions en temps-réel et ajuster leurs plans rapidement et sereinement.

‍

Flexibilité et granularité pour un acteur majeur du retail

Avec 1 386 magasins, 29 sites web, 17 marques et plus de 6 000 collaborateurs dans 70 pays, IDKIDS traite une volumétrie de données considérable comprenant de nombreuses variables. Comptant 4 nouvelles ouvertures de magasins chaque semaine, leur croissance est exponentielle et continue.

Historiquement IDKIDS avait fait le choix d’implémenter IBM TM1 comme solution de planification. Bien que cette solution fut implémentée pour prendre en compte leurs processus existants, elle manquait de flexibilité à plusieurs niveaux : l'évolution des modèles de planification n'était plus alignée avec l'évolution du groupe. La croissance du groupe a complexifié le volume de données à traiter, ne permettant plus aux équipes de fournir des analyses aussi fines et pertinentes qu'auparavant. Enfin, la collaboration inter-équipes n'était plus possible.

Les contrôleurs de gestion finance, le service achats, ainsi que les responsables de zone utilisaient chacun des outils de planification différents. Pour créer une vue budgétaire consolidée, pouvoir itérer et actualiser ce plan financier, de nombreux allers-retours sur des feuilles de calcul. Les équipes finance d’IDKIDS se sont donc retrouvées à gérer un processus à la fois fastidieux, lent et source d'erreurs, mai aussi à l’impossibilité d’avoir une donnée à jour, en temps réel, pour analyser l’activité.

En plus de ne pouvoir faire évoluer ces processus et d’être limitées dans l’ajout de nouvelles dimensions, les équipes ne pouvaient filtrer la donnée selon leurs besoins (par exemple par centre de coûts) et pour des analyses plus fines. 

Ces limites ont conduit IDKIDS à rechercher un outil plus collaboratif, plus intégré et plus évolutif capable de mieux gérer la complexité et la volumétrie des données du groupe.

L’un des critères clés de sélection d'u nouvel outil était la volonté du groupe de ne plus dépendre d’un partenaire pour l’évolution de leurs modèles, IDKIDS a alors privilégié une solution leur permettant d'adapter leurs processus et l’architecture de la donnée en fonction de l'évolution de l'entreprise. Pigment a été retenue pour sa flexibilité, sa facilité d'utilisation et son approche de co-construction lors de la phase d’implémentation. Des éléments majeurs assurant l'autonomie et la responsabilisation des utilisateurs, en plus de disposer d’une plateforme de planification puissante.

Comment la multidimensionnalité de la plateforme permet une planification agile

Une autre des caractéristiques phares de Pigment pour l'équipe d’IDKIDS est son architecture multidimensionnelle. Avec une volumétrie importante de données et une liste toujours croissante de dimensions nécessaires pour analyser l’activité, la capacité d'ajouter facilement de nouvelles dimensions et de les croiser à volonté est essentielle pour rester agile et effectuer des reportings granulaires. Alors qu’ils ne disposaient auparavant que d’une seule clé d’analyse, IDKIDS est désormais en mesure de croiser tous les attributs et de filtrer la donnée par marque, par enseigne, par région, etc.

Un autre bénéfice inhérent à l'implémentation de Pigment a été de permettre à IDKIDS d'avoir ses données financières et Achats au sein d’une même plateforme. Centraliser les données a non seulement permis de fluidifier les process, mais aussi d’améliorer la collaboration entre les deux services. 

Avec une date stricte pour le démarrage de l'utilisation de la plateforme Pigment (préparation du budget 2023), IDKIDS a pu recréer efficacement la structure et les process existants dans les délais impartis. Depuis, ils ont pu tirer partie de nouvelles fonctionnalités Pigment, telles que la création de scénarios et la collaboration au sein de la plateforme.

Aujourd'hui, l'équipe d'IDKIDS gère en toute confiance son processus de planification et d’élaboration budgétaire depuis la plateforme Pigment. L'équipe affirme que la Pigment Academy et l'équipe de support ont joué un rôle déterminant dans ce résultat, en leur apportant les fondamentaux nécessaires pour travailler de manière autonome avec la plateforme.

92% de gain de temps sur les changements de budget

Maintenant que Pigment est utilisée à la fois par le Contrôle de Gestion et les Achats, l'équipe IDKIDS estime qu'elle est en mesure de mieux piloter la planification d'entreprise en temps réel. Cette vue actualisée et contrôlée de toutes les données permet aux équipes d'accéder aux informations et de les partager en quelques minutes.

Les équipes IDKIDS bénéficient aujourd'hui d'un système plus rapide et plus puissant. La granularité étant bien plus fine, elle peuvent désormais découper les données et effectuer des recherches à n'importe quel niveau. La confiance dans les données est plus forte et les risques d'erreur dans leur analyse ont été fortement diminués.

Le P&L, qui était compliqué et long à construire, est désormais facilement réalisable dans Pigment. Modifier les objectifs de revenus dans l'ancien système aurait nécessité plus de 3 heures de travail manuel ; cette même tâche prend moins de 15 minutes dans Pigment, ce qui représente un gain de temps de 92%. La création d'un nouveau centre de coûts est également beaucoup plus rapide :

Une adoption complète de Pigment par les équipes Finance et Achats

IDKIDS a réussi une adoption à 100% de la plateforme Pigment par ses équipes Finance et Achats. Un gage de réussite pour un processus de planification optimal. Et les contrôleurs de gestion ne sont pas les seuls à l'utiliser ; d'autres membres des équipes commerciales commencent également à accéder à Pigment pour collaborarer sur l’élaboration du budget et mettre à jour les données. 

IDKIDS a cité la Pigment Academy et ses ressources, ainsi que l'équipe dédiée à l'expérience client de Pigment, comme étant essentiel au succès du déploiement de la plateforme. Mais ils ont également fait un énorme travail de formation en interne, en s'efforçant d'identifier les utilisateurs avancés de Pigment. L’objectif : organiser des réunions internes hebdomadaires autour des bonnes pratiques pour permettre à chacun d’utiliser la plateforme en toute confiance, en autonomie et de manière efficace.

IDKIDS a également pris soin de communiquer sur la proposition de valeur de Pigment pour chacun de leurs profils d'utilisateurs, notamment vis à vis des contrôleurs de gestion pour lesquels les bénéfices étaient moins directs. En leur permettant de manipuler les données en temps réel afin de les analyser et de prendre des décisions plus éclairées. Cela a fortement contribué à l'adoption de ce nouvel outil.

‍

Le futur d’IDKIDS avec Pigment

Maintenant que les équipes finance et achats ont intégré Pigment, IDKIDS se tourne vers l'avenir. Le groupe voit la possibilité de développer des usages complémentaires dans Pigment afin de créer une synergie entre leurs différents processus. Pour l'équipe Finance, cela commencera par les prévisions à long terme et la plan d'affaires à 5 ans, qui nécessite actuellement des mises à jour très manuelles. Etant donné qu'une grande partie des données utilisées pour alimenter les prévisions est désormais synchronisée avec Pigment, l'hébergement du plan à long terme est une étape importante et atteignable pour devenir encore plus agile et collaboratif.