Garantir un effectif optimal peut être un processus complexe dans les grandes entreprises.
Différents aspects doivent être pris en compte, tels que les centres de coûts, les nouvelles lois, les échelles salariales mises à jour et plusieurs autres. Bien que la planification d'effectifs optimaux soit un processus critique et stratégique, les entreprises n'allouent souvent pas les ressources adéquates à cette fin.
C'est là que l'importance de la planification des effectifs prend toute son importance.
Qu'est-ce que la planification des effectifs ?
Planification des effectifs fait partie intégrante de la planification stratégique des effectifs, dans le cadre de laquelle les entreprises s'assurent d'avoir embauché les bonnes personnes possédant les bonnes compétences.
Ce processus aide les entreprises à atteindre leurs objectifs à court et à long terme en fonction de contraintes budgétaires données. Pour exécuter la planification des effectifs, les entreprises ont besoin d'une équipe interdépartementale composée de cadres supérieurs, d'experts financiers et de responsables des ressources humaines.
Ce niveau de collaboration interfonctionnelle est essentiel pour optimiser la stratégie en fonction des besoins actuels de l'entreprise, en garantissant les contributions des principales parties prenantes de tous les départements ayant des besoins et des indicateurs variés à rapporter.
Pourquoi la planification des effectifs est-elle importante ?
La planification des effectifs fait partie intégrante du processus budgétaire. Disposer d'un processus de planification des effectifs bien défini peut présenter plusieurs avantages :
- Recruter les bons talents: La planification des effectifs vous aide à recruter les bonnes personnes dotées des bonnes compétences au bon moment. Sinon, il existe un risque de décalage entre les stratégies à court et à long terme et la capacité de vos équipes à les exécuter.
- Conforme au budget: La planification des effectifs réunit les équipes RH et financières afin de mieux aligner les plans de rémunération sur la situation actuelle du marché du travail. Cela vous permet de recruter les bonnes personnes dans les limites du budget imparti.
- Le bon mélange: Votre entreprise pourrait avoir besoin d'embaucher des travailleurs contractuels pendant les périodes de pointe saisonnières ou de licencier certains travailleurs saisonniers une fois que la demande aura plafonné. La planification des effectifs vous aidera à garantir la bonne combinaison de travailleurs en fonction de vos besoins.
- Infrastructure optimale: Que vous suiviez un modèle de travail à distance ou un modèle de travail hybride, vous devez disposer de l'espace et de l'équipement appropriés pour garantir des conditions de travail optimales à vos travailleurs. La planification des effectifs vous aidera à garantir une infrastructure adéquate pour les employés au bon moment.
Étapes d'une planification efficace des effectifs
En tenant compte de facteurs tels que les prévisions de croissance, les besoins de recrutement et les postes vacants, vous pouvez élaborer un plan adapté à votre entreprise. Afin de vous assurer que vos effectifs sont gérables et efficaces, suivez ces étapes simples :
- Collectez des données: Commencez par une analyse de la situation de votre entreprise buts, les objectifs stratégiques et le budget. Cela vous aidera à avoir une vue d'ensemble de l'état actuel des opérations.
- Analyser les effectifs: Ensuite, analysez l'état actuel de vos effectifs grâce à un exercice de planification des effectifs. Grâce à ce processus, vous serez en mesure de déterminer les éventuelles lacunes en matière de compétences, puis de participer à la planification des priorités d'embauche et de la durée nécessaire pour les combler.
- Créez un plan: Élaborez des stratégies pour combler les lacunes existantes connues, telles que le recrutement, la formation et les promotions. Déterminez ensuite le type d'emploi spécifique requis pour chaque poste, par exemple saisonnier, contractuel ou à temps partiel.
- Communiquez et exécutez: Assurez-vous que le budget alloué au processus est adéquat. De plus, les responsables du recrutement et le personnel des ressources humaines doivent communiquer en permanence pour exécuter le plan de remaniement, de formation ou d'embauche des employés.
- Evaluer: Une fois le plan mis en pratique, assurer le suivi et procéder aux révisions nécessaires. Gardez également un œil sur tout nouveau développement du marché qui pourrait nécessiter une nouvelle phase de planification des effectifs.
Pour en savoir plus, consultez notre guide ultime pour la planification des effectifs.
Méthodes de prévision des besoins futurs en personnel
Lorsqu'il s'agit de planifier les besoins futurs en effectifs, les entreprises utilisent deux méthodes couramment utilisées, l'analyse des ratios et l'analyse des tendances :
- Analyse des tendances : Dans le cadre de l'analyse des tendances, vous devez vous référer aux données passées pour déterminer les besoins futurs. Lorsqu'il s'agit de planifier les besoins futurs en personnel, vous devez recueillir des données sur les cinq ou dix dernières années. Analysez ensuite les données pour mieux comprendre les tendances liées aux modèles d'embauche et de retraite, à la rotation du personnel, à la démographie, aux transferts, aux promotions et à d'autres aspects essentiels. Cette analyse vous aidera à déterminer les tendances qui ont une forte probabilité de se répéter en fonction de la situation actuelle. Les autres facteurs dont vous devez tenir compte dans le cadre de l'analyse des tendances sont la concurrence, les tendances du secteur, le taux de chômage et d'autres facteurs macroéconomiques.
- Analyse des ratios: Grâce à l'analyse des ratios, vous pouvez prévoir vos besoins futurs en matière d'effectifs en vous basant sur une comparaison entre les normes du secteur et vos prévisions. Si votre entreprise n'est en activité que depuis quelques années, cela peut être une bonne approche pour déterminer vos besoins en matière de planification des effectifs. L'analyse des ratios peut vous aider à déterminer le nombre et le type de travailleurs requis dans une activité commerciale particulière pour atteindre les objectifs spécifiés.
Conseils pour éviter les erreurs courantes lors de la planification des effectifs
Comme tout autre processus métier, la planification des effectifs est également sujette à des erreurs et à des efforts malavisés. Lisez la suite pour en savoir plus sur les problèmes courants que vous pouvez rencontrer au cours du processus et sur les moyens de les éviter :
- Ne pas tenir compte de la croissance future: Une erreur courante que vous devez éviter lors de la planification des effectifs est de ne pas prendre en compte la croissance de votre entreprise. Pour éviter cela, vous devez créer un organigramme complet afin de développer un processus de planification des effectifs robuste qui aidera à identifier les pénuries de talents et les besoins de recrutement urgents.
- Ne pas entreprendre d'analyse des lacunes en matière de compétences: Si vous négligez le processus d'analyse des lacunes en matière de compétences, vous ne saurez pas où en est votre entreprise aujourd'hui. Il sera donc difficile de tirer les leçons des expériences passées et de planifier l'avenir. Procédez à une analyse complète des lacunes en matière de compétences pour connaître le type de compétences ou de travailleurs requis, puis planifiez un processus de recrutement en conséquence.
- Penser au court terme: Si vous planifiez vos effectifs uniquement pour atteindre des objectifs à court terme, vous risquez le désastre. Vous devez plutôt vous concentrer sur les objectifs à long terme pour être en mesure d'identifier une force de talents possédant toutes les compétences dont votre entreprise aura besoin à long terme.
- Mauvais calcul des coûts futurs: Depuis que la pandémie a modifié les styles de travail dans le monde entier, les entreprises ont du mal à prévoir les coûts futurs. Mais vous devez effectuer une analyse détaillée, basée sur les données passées et les tendances du secteur, afin de déterminer avec précision les coûts futurs que vous devrez supporter en embauchant plus de travailleurs dès maintenant. Cela vous évitera de mauvaises surprises à l'avenir.
- Ne pas suivre les progrès: La planification des effectifs perd beaucoup de valeur lorsqu'elle n'est suivie que comme un exercice annuel. C'est toujours un travail en cours. Surveillez régulièrement les indicateurs essentiels pour prévoir les exigences à venir. Cela permettra de s'assurer que la bonne personne possédant les bonnes compétences est disponible au bon moment.
Conclusion
Sur des marchés ultra-concurrentiels, seules les entreprises agiles et tournées vers l'avenir peuvent survivre. Disposer du bon personnel doté des bonnes compétences est essentiel à la prospérité de toute entreprise.
Utiliser les meilleurs outils et logiciels pour le processus de planification des effectifs pour garder une longueur d'avance sur vos exigences.
En définissant et en suivant les meilleures pratiques en matière de planification des effectifs, vous pouvez maintenir votre entreprise sur la bonne voie pour traverser une période d'incertitude avec une croissance et un succès durables.
