Tour d'horizon de la planification des effectifs

Qu'entend-on par planification des effectifs?

La planification des effectifs est le processus par lequel une organisation détermine la taille et la structure dont elle a besoin pour atteindre ses objectifs stratégiques à court et long terme. C'est donc le processus qui garantit qu'une entreprise dispose d'une masse salariale suffisante, qualifiée, et occupant le poste qui permettra à chaque collaborateur d'exploiter ses capacités au mieux.

Par exemple, si votre plan à long terme prévoit l'expansion de votre activité vers de nouveaux pays, le plan d'effectifs doit vous assurer que vous avez des collaborateurs opérationnels à l'ouverture des bureaux.

La responsabilité de la planification des effectifs est répartie entre les fonctions RH, finance et les responsables fonctionnels, chacun ayant des priorités différentes :

• L' équipe finance se préoccupe des résultats - elle doit s'assurer que l'organisation dispose des collaborateurs nécessaires pour atteindre les objectifs de l'entreprise, tout en restant dans les limites d'un budget défini.
• Les RH  font en sorte d'avoir des collaborateurs opérationnels et disposant des bonnes compétences. Elles déterminent également la structure correcte de chaque équipe pour garantir sa performance.
• Les responsables opérationnels souhaitent recruter les meilleurs talents possibles dans leur service.

Quels sont les défis liés à la planification des effectifs ?

Imprévisibilité économique

Ces dernières années ont été particulièrement imprévisibles, ce qui n'est pas simple pour toute entreprise. Chaque événement signifie que les plans d'expansion ou de décroissance doivent être scriptés et anticipés pour pouvoir rester agiles peu importe le contexte.

Des changements dans notre façon de travailler

L'impact de la pandémie sur les conditions de travail et les plans d'effectifs a été fort pour beaucoup d'organisations. Il est possible que nous assistions à des changements similaires avec le développement des technologies d'IA générative - elles ont le potentiel de changer radicalement les besoins et les compétences nécessaire des collaborateurs. Il est donc important que les organisations soient prêtes à évoluer avec ces changements structurels.

Données

De nombreux systèmes sont impliqués dans la planification des effectifs (SIRH, ATS, ERP, EPM,...). Pour être pertinents, tous ces systèmes doivent fonctionner ensemble afin de fournir une image holistique et temps réel de la masse salariale (et potentiellement inclure une projection de l'avenir). Parfois, pour compliquer encore les choses, les grandes organisations peuvent présenter plusieurs versions d'un même type de systèmes, vestiges d'acquisitions passées.

Le type de données est également u nsujet complexe, car les données relatives à la masse salariale sont des informations extrêmement sensibles. L'accès aux données salariales étant restreintes, des contrôles stricts sur la manière dont les informations sont traitées et exploitées sont nécessaires. Cela impose des processus cloisonnés, et restraint selon le type de profils utilisateurs.

‍Collaboration

La collaboration en matière de planification RH peut s'avérer extrêmement difficile. Les processus cloisonnés et le nombre de parties prenantes impliquées, surtout lorsqu'il s'agit d'informations sensibles, créent naturellement des retards et des inefficacités. Le processus est donc ainsi long et des compromis doivent être faits.

Vision partielle

Souvent, parce qu'il est très difficile de planifier correctement sa masse salariale (et que la collaboration n'est pas un processus fluide), les organisations n'ont qu'une vision partielle de ce dont elles auraient besoin à court-terme. Il en résulte des processus de recrutement réactifs et peu efficaces, impactant négativement les performances de l'entreprise.

Budget

La finance et les ressources humaines sont des fonctions de back-office. Si vous cherchez à investir pour améliorer le processus de planification des effectifs, il est essentiel de justifier les dépenses.

Quels sont les principaux indicateurs de mesure à suivre pour la planification des effectifs ?

Afin de pouvoir hiérarchiser vos efforts et mesurer l'efficacité de votre modèle de planification, il est important de suivre certaines mesures au cours du processus de planification des effectifs. Voici les indicateurs indispensables à suivre :

Taux d'attrition

Le taux d'attrition d'une entreprise est le nombre de collaborateurs qui quittent l'entreprise au cours d'une période donnée, généralement une année.

Taux d'attrition = Nombre de départs de collaborateurs / Effectif total

La plupart des raisons de churn sont le fait de collaborateurs qui quittent volontairement leur emploi ou changent d'entreprise. La rotation involontaire se produit lorsque les employeurs licencient des collaborateurs pour cause de performances insuffisantes, raisons économiques ou de non-respect de la politique de l'entreprise.

Taux d'attrition

L'attrition décrit la rotation naturelle des employés. L'attrition se réfère spécifiquement aux départs volontaires, lorsqu'un employé quitte l'entreprise de son propre chef.

Taux d'attrition = Nombre de départs volontaires / Effectif total

Il est important de surveiller attentivement les niveaux d'attrition, car une attrition trop importante peut avoir des conséquences négatives telles qu'une baisse de la productivité ou une augmentation de l'absentéisme.

Montée en compétence

Le temps de montée en compétence est la période qui s'écoule entre le recrutement d'un nouveau collaborateur et le moment où il commence à être opérationnel à son nouveau poste. Des ressources disponibles,des processus claires et des programmes de formation bien structurés pour les nouveaux arrivants peuvent réduire le temps de mise en route.

Délai de recrutement

Considérons que le poste est ouvert au 2 novembre, que la première candidature est reçue le 6 novembre et que le poste est pourvu le 29 novembre. Le délai d'embauche (time-to-hire) d'un candidat pour un poste donné est de 24 jours.

Le risque que les candidats sortent du processus augmente en cas de processus de recrutement chronophage et non optimisé. Plus ces délais sont longs, plus ils sont néfastes, tant pour les candidats que pour votre équipe. Plus vous investissez de temps et d'argent dans le processus de recrutement par le biais de tests et d'entretiens, plus cela devient coûteux pour votre organisation.

Équivalents temps plein (ETP)

Les employeurs peuvent normaliser leur masse salariale en combinant les heures de travail des collaborateurs à temps partiel afin de déterminer le nombre de salariés nécessaire à temps plein pour effectuer le même nombre d'heures.

Par exemple, la valeur de l'ETP d'un collaborateur à temps partiel sera de 0,65 s'il travaille 26 heures par semaine (26 heures travaillées / 40 heures).  

Employees Net Promoter Score (eNPS)

L'eNPS désigne la propension d'une personne à suggérer son employeur à son entourgae. En d'autres termes, des scores eNPS élevés montrent que les collaborateurs sont satisfaits et engagés envers leur organisation.

Bonnes pratiques en matière de planification des effectifs

Utilisez la liste ci-dessous pour vous assurer que vous mettez en œuvre le process de planification des effectifs le plus efficace possible pour piloter votre masse salariale :

1. Rassemblez toutes vos données au sein d'une source unique de vérité
   Simplifier voss données est primordiale pour la planification des effectifs. L'ensemble du processus de planification sera vain si vos données sont dispersées au sein de différents logiciels et départements. Les données provenant du service finance et des autres départements doivent être regroupées dans un seul logiciel capable d'afficher des rapports clairs et détaillés basés sur l'ensemble de ces données.
2. Connectez vos modèles
   Si votre plan d'effectifs est connecté aux autres modèles que vous utilisez pour gérer votre entreprise, il peut vous aider dans votre prise de décisions stratégique. Si votre modèle financier prévoit une croissance des revenus à long terme, vous pouvez utiliser ces informations comme point de départ pour votre plan d'effectifs. En tant que plateforme, Pigment vous permet de le faire.
3. Réunir ses équipes autour d'un même outil
   La planification des effectifs nécessite une collaboration entre les RH, la finance et les responsables des autres départements d'une même entreprise.Travailler sur une plateforme comme Pigment permet à chaque département de s'aligner sur les mêmes chiffres et données et d'aider le service finance à démontrer rapidement les impacts des différentes décisions que vous pouvez envisager lors de l'élaboration du plan d'effectifs.
4. Exécutez un grand nombre de scénarios
   Visualisez les meilleurs et les pires scénarios de base à l'aide de la planification de scénarios. Assurez-vous d'exécuter autant de scénarios que possible pour comprendre les implications de chaque situation, risque ou événement imprévu.

La planification des effectifs est un outil essentiel pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. En comprenant les forces et les faiblesses de votre entreprise, vous pilotez votre masse sariale afin que cette dernnière puisse facilement s'adapter aux changements du marché.