Autrefois considérée comme une méthode « extrême » pour les équipes FP&A, la budgétisation à base zéro (ZBB) est en train de devenir la nouvelle norme pour les entreprises qui considèrent l'efficacité comme leur priorité absolue. Mais est-ce la bonne méthodologie pour la vôtre ?
La réponse est oui, mais uniquement si vous savez comment en tenir compte dans votre stratégie globale et comment vous assurer d'être équipé du meilleur logiciel de budgétisation et de prévision pour assurer le bon fonctionnement de chaque roue de votre stratégie 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
Cet article explique ce qu'est la budgétisation à base zéro, comment elle fonctionne et pourquoi les équipes financières modernes optent de plus en plus pour cette approche.
Qu'est-ce que la budgétisation à base zéro (ZBB) ?
La budgétisation à base zéro (zero based budgeting) est une méthodologie qui permet d'aligner les dépenses des entreprises sur les objectifs stratégiques. Son approche oblige les organisations à établir leur budget annuel à partir de zéro chaque année afin de vérifier que toutes les composantes du budget annuel sont rentables, pertinentes et génèrent de meilleures économies. Ses cinq caractéristiques principales se répartissent comme suit :
- Concentration : L'accent mis sur « le montant » d'une unité et sur le « pourquoi » de cette dépense
- Décisions : Les décisions sont basées sur ce que chaque unité peut offrir au coût donné
- Objectifs : Les objectifs de chaque unité sont alignés sur les objectifs généraux de l'entreprise
- Ajustements : Des ajustements budgétaires immédiats sont toujours possibles si nécessaire.
- Niveaux : Tous les niveaux d'une organisation participent au processus de prise de décision
Cette approche prend de plus en plus d'importance au sein des équipes financières modernes, car les organisations cherchent à optimiser leur processus budgétaire et à tirer le meilleur parti de leurs dépenses.
Budgets à base zéro par rapport aux budgets traditionnels
Un budget traditionnel s'appuie généralement sur le budget de l'année précédente et se concentre sur des améliorations progressives. Cela signifie que les organisations sont susceptibles d'inclure des rubriques qui ne sont plus nécessaires ou qui ne sont plus rentables.
Un budget à base zéro, en revanche, nécessite une évaluation plus rigoureuse de l'ensemble du budget et oblige les organisations à justifier chaque poste : c'est une approche qui oblige les organisations à hiérarchiser leurs dépenses et peut les aider à identifier les domaines dans lesquels elles peuvent réduire les coûts ou optimiser leurs dépenses.
Étant donné que les équipes qui utilisent un budget de base zéro justifient leurs décisions budgétaires en fonction de l'efficacité, du retour sur investissement (ROI) et de l'impact par rapport aux décisions budgétaires historiques, cette approche est désormais largement considérée comme l'approche la plus moderne de gestion des budgets des entreprises, et la méthode préférée pour directeurs financiers qui fixent des objectifs.
Avantages et inconvénients de la budgétisation basée sur la base zéro
La budgétisation basée sur la base zéro peut apporter de nombreux avantages aux équipes financières et à leurs organisations.
L'un des principaux avantages du ZBB est qu'il permet de garantir que l'argent est dépensé pour des activités qui améliorent la rentabilité et les performances. Cela est dû au fait que le ZBB exige que toutes les parties du budget annuel soient justifiées chaque année. Les ressources ne sont allouées qu'aux activités rentables et pertinentes par rapport aux objectifs stratégiques de l'organisation.
ZBB est également agile ; les organisations sont en mesure d'ajuster rapidement leur budget si nécessaire et de s'adapter en conséquence, ce qui est particulièrement utile sur des marchés en évolution rapide où les circonstances peuvent changer rapidement.
Cependant, il existe également certains inconvénients potentiels à prendre en compte. L'un des principaux inconvénients du ZBB est qu'il peut prendre beaucoup de temps et nécessiter beaucoup de ressources. Cela est dû à la nécessité de construire le budget annuel à partir de zéro chaque année. Le ZBB peut également être difficile à mettre en œuvre dans les grandes organisations en raison du besoin de collaboration et de partage d'informations.
Enfin, certaines organisations peuvent constater que le ZBB ne correspond pas à leur existant processus de budgétisation. Dans ce cas, il peut être intéressant d'envisager une autre approche.
Exemples de budget basé sur zéro
Dans le cadre d'un transformation financière, il existe de nombreux exemples de budget à base zéro.
Voici un exemple : si une petite entreprise gagne 3 000$ par mois, avec un budget de base zéro, vous allouerez la totalité de cet argent aux factures, à l'épargne et aux dépenses. À la fin du mois, il vous reste 0$.
Avec un budget de base zéro, si vous sous-dépensez dans une catégorie de votre entreprise, cet argent non dépensé sera réaffecté à une autre catégorie. En revanche, si vous dépensez trop dans une catégorie, vous devrez trouver de l'argent dans une autre catégorie pour compenser.
Quels types d'entreprises utilisent ZBB et pourquoi ?
Parmi les entreprises qui utiliseront la budgétisation à base zéro en 2023 et au-delà, citons, sans s'y limiter :
- Constructeur automobile General Motors Co.
- Entreprise industrielle Honeywell International Inc.
- Entreprise de cosmétiques Ville Inc.
- Chocolatière Hershey Co.
- Entreprise de boissons alcoolisées Diageo PLC
- Hewlett Packard Enterprise Company, un fournisseur de solutions informatiques basées sur le cloud.
Comme le montre cette grande variété d'entreprises prospères, la budgétisation à base zéro peut être un outil utile pour les équipes financières modernes dans de nombreux scénarios. Par exemple, il peut être utilisé lorsqu'une organisation cherche à optimiser ses dépenses et à s'assurer que l'argent n'est alloué qu'à des activités rentables et pertinentes par rapport à ses objectifs stratégiques.
Le ZBB peut également être utile lorsqu'une organisation cherche à introduire plus de transparence dans son processus budgétaire. Toutes les parties du budget annuel doivent être justifiées chaque année, et le ZBB peut contribuer à garantir que les ressources ne sont allouées qu'aux activités qui sont conformes aux objectifs stratégiques d'une organisation.
Le processus étape par étape de création d'une stratégie ZBB
La création d'une stratégie ZBB réussie nécessite une planification minutieuse et une compréhension claire du fonctionnement de l'approche.
Pour vous aider à démarrer, voici un processus étape par étape pour créer une approche ZBB complète en matière de budgétisation :
- Définissez vos objectifs. Commencez par définir des objectifs clairs pour votre organisation. Réfléchissez à la manière dont votre budget peut soutenir ces objectifs et vous assurer qu'ils sont harmonisés.
- Planifiez votre processus. Élaborez un processus clair pour établir votre budget. Définissez le calendrier et impliquez les parties prenantes concernées pour garantir un processus complet et efficace.
- Divisez pour mieux régner. Décomposez votre budget en éléments spécifiques afin de mieux comprendre où sont alloués vos fonds. Cela vous aidera à identifier les domaines qui peuvent nécessiter des investissements supplémentaires ou ceux qui peuvent être réduits.
- Examinez vos dépenses. Analysez en détail chaque composante de votre budget, en examinant les coûts associés à chaque élément et la manière dont il contribue à vos objectifs. Identifiez les domaines dans lesquels les dépenses peuvent être optimisées.
- Apportez les modifications nécessaires. Sur la base de votre analyse, apportez les ajustements nécessaires à votre budget. Envisagez les domaines dans lesquels vous pouvez réduire les coûts ou dans lesquels des investissements supplémentaires peuvent être nécessaires.
- Allouez les ressources de manière efficace. Une fois votre budget finalisé, affectez les ressources nécessaires pour garantir une mise en œuvre réussie. Pensez au personnel ou à d'autres ressources qui peuvent vous aider à atteindre vos objectifs.
Meilleures pratiques pour une budgétisation à base zéro
Les équipes financières modernes qui souhaitent mettre en œuvre le ZBB doivent garder à l'esprit un certain nombre de bonnes pratiques.
Tout d'abord, il est essentiel d'impliquer toutes les parties prenantes dans le processus. Cela inclut toutes les personnes qui seront touchées par le budget et les personnes responsables de la prise de décisions. S'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde garantit que les décisions sont prises en tenant compte des objectifs généraux de l'organisation.
La transparence et la documentation sont des éléments essentiels du processus budgétaire. La tenue de registres clairs de toutes les décisions garantit que chacun sait pourquoi certains choix ont été faits et comment ils influent sur le budget global.
Le suivi des performances est également essentiel pour maintenir le budget sur la bonne voie. Des rapports réguliers permettent de suivre de près les performances et de procéder à des ajustements rapides si nécessaire.
En fin de compte, les données devraient éclairer toutes les décisions budgétaires. En utilisant les données pour allouer les ressources, les équipes peuvent prendre des décisions plus éclairées et plus intelligentes qui profitent à l'ensemble de l'organisation.
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