Comment Algolia a réduit de 90 % le temps consacré à la planification des ventes

En résumé

À travers le pigment, Algolia a pu:‍

• Abandonner les modèles de feuilles de calcul encombrants et sujets aux erreurs.
• Avoir un retour sur investissement rapide suite à l'implémentation.
• Réduire jusqu'à 90 % le temps consacré à l'analyse des hypothèses pour la planification des ventes
• Créer facilement de nouvelles métriques et de nouveaux modèles.
• Améliorer la collaboration dans l'ensemble de l'organisation, et la rendre plus efficace.
• Absorber le changement sans compromettre la connaissance des modèles et des processus.

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Avant qu'Algolia ne soit présentée à Pigment, leur capacité de vente et leurs plans de pipeline de vente étaient conservés dans des feuilles de calcul. Cela créait d'énormes obstacles à la compréhension et à la collaboration, ce qui empêchait l'équipe RevOps de remplir sa mission d'amélioration de l'efficacité au sein de l'organisation.

Depuis qu'elle a choisi Pigment, l'équipe RevOps d'Algolia a été en mesure d'améliorer l'efficacité non seulement de ses propres processus, mais aussi des processus de planification et de prévision des ventes de l'organisation GTM dans son ensemble.

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Des modèles de feuilles de calcul qui étaient un obstacle à l'efficacité

En s'appuyant sur la stratégie GTM et en fournissant de solides analyses des ventes, l'équipe RevOps d'Algolia sait qu'elle peut stimuler la productivité dans d'autres secteurs de l'entreprise. Mais lorsque les processus de mise en œuvre de ces stratégies et de ces analyses à l'aide de feuilles de calcul se sont avérés fastidieux, ils ont compris qu'ils avaient besoin d'une meilleure solution.

Jusqu'alors, tous les modèles de planification des RevOps et des ventes d'Algolia se trouvaient dans des feuilles de calcul. Cela posait des problèmes non seulement à l'équipe des opérations, mais aussi à d'autres parties prenantes et responsables de la planification dans l'ensemble de l'entreprise.

Une grande partie du temps de l'équipe RevOps était consacrée à l'analyse des hypothèses, ce qui nécessitait de construire de nouvelles versions des modèles pour chaque scénario qu'ils voulaient exécuter. En raison de cette charge de travail, l'équipe était moins réactive et moins à même de fournir des informations opportunes à partir de cette analyse.

Au sein de RevOps, l'équipe a eu du mal à accélérer sa planification GTM sur plusieurs feuilles de calcul, chacune avec de nombreux onglets, de nombreuses versions différentes et de petits changements itératifs entre ces versions. Il était donc difficile d'expliquer aux parties prenantes comment le plan avait été élaboré, y compris les hypothèses et les résultats, ce qui créait un obstacle à la collaboration et à l'adhésion d'autres parties de l'organisation, y compris les responsables des ventes. Cette confiance et cette adhésion étaient cruciales pour créer l'alignement et la vélocité, et les feuilles de calcul y faisaient obstacle.

Mais l'utilisation de feuilles de calcul posait d'autres problèmes : l'absence de contrôle des versions, le risque d'erreur lié à ce processus manuel, la déconnexion entre les prévisions et les données réelles pour les mises à jour régulières, ou encore l'impossibilité de créer rapidement et précisément de nouveaux segments.

Durant la période de planification, la maintenance des feuilles de calcul était un travail à plein temps. La proposition de valeur pour implémenter une nouvelle solution était alors très claire.

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Pourquoi Pigment a été le choix évident pour Algolia

A l'approche de la période de planification GTM pour Algolia, ils savaient que leur configuration existante ne serait pas en mesure de les soutenir de manière adéquate à long terme. Alors que d'autres outils étaient à l'étude, Pigment s'est imposé comme le favori en raison de son rapport qualité-prix et du temps qu'il faudrait pour le concrétiser.

En outre, la capacité de Pigment à se connecter à leur stack technologique SPM existant - y compris NetSuite, Bamboo HR, Salesforce et GSheets - a permis de renforcer la collaboration et la planification interfonctionnelles.

Le facteur décisif le plus convaincant, cependant, a été la facilité d'utilisation. Lors d'un appel, un consultant de Pigment Solution a pu démontrer en temps réel comment construire un cas d'utilisation de planification de la capacité de vente dans la plate-forme, ce qui aurait auparavant pris beaucoup plus de temps à Algolia.

Une fois Pigment sélectionné, l'équipe d'Algolia a pu se consacrer à plein temps à la mise en œuvre, ce qui a permis de construire en deux semaines, comme jamais auparavant, les modèles de capacité de vente, de planification des quotas et du pipeline, et de prévision des ventes. Cela signifie qu'ils ont pu terminer leur planification des ventes entièrement dans Pigment au cours du quatrième trimestre, ce qui a permis de créer un délai rapide de valorisation et un retour sur investissement rapide.

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Une planification agile et collaborative pour une plus grande tranquillité d'esprit

Depuis la mise en œuvre de Pigment, l'efficacité de l'équipe RevOps d'Algolia a considérablement augmenté. La planification de scénarios qui prenait jusqu'à trois jours peut désormais être réalisée en quelques heures seulement, ce qui permet de réduire de 90 % le temps consacré à l'analyse des hypothèses, tout en fournissant des informations plus solides à l'organisation.

La création de nouvelles mesures et de nouveaux segments dans le cadre de leur plan GTM n'est plus un processus fastidieux, car Pigment permet d'ajuster ou d'adapter facilement leur modèle en fonction de nouvelles exigences. 

Le fait de disposer d'une solution SPM (Sales Performance Management) collaborative leur a permis d'inclure d'autres acteurs clés de la planification dans le processus, notamment les responsables GTM des ventes et du marketing, avec plus de 30 utilisateurs répartis dans plusieurs équipes et fonctions, ce qui a facilité l'alignement et l'adhésion qui leur manquaient avec les feuilles de calcul.

Ainsi, l'équipe RevOps a pu se développer et évoluer en toute confiance. Par exemple ? Lorsqu'un membre de l'équipe a dû prendre un congé parental, il n'y a eu aucune inquiétude quant à la possibilité de planifier et d'analyser sans elle, les modèles et les processus étant accessibles et faciles à comprendre dans Pigment.

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La prochaine étape ?

L'équipe d'Algolia grandit et évolue, tout comme son utilisation de Pigment. L'implémentation est en cours depuis 2021, et l'équipe reste un fervent défenseur de l'efficacité et de l'expérience utilisateur de Pigment. L'équipe se consacre également à l'intégration dans Pigment de nouveaux cas d'utilisation provenant d'autres secteurs de l'entreprise, tels que la planification OPEX et la planification marketing, ainsi qu'à l'expansion des intégrations avec d'autres plateformes utilisées par l'organisation commerciale d'Algolia.