Comment Ankorstore a réduit de 70 % son temps de reporting mensuel

En résumé

• Pour un grossiste en ligne au service de 30 000 marques et 300 000 détaillants, éviter de gros volumes de données était impossible.
• Excel était un tel fardeau que les rapports n'étaient pas assez granulaires, et qu'ils ne pouvaient pas être facilement partagés aux bonnes personnes.
• La mise en œuvre de Pigment a instantanément transformé la collaboration entre les équipes financières et les autres équipes.
• « Alors que les outils financiers sont souvent compliqués pour les nouveaux utilisateurs, Pigment était tout le contraire. »
• L'équipe Finance a gagné un temps considérable, et peut apporter une plus grande valeur ajoutée sans augmenter ses effectifs.
• La multidimensionnalité et la granularité de Pigment permet d'obtenir de meilleures informations pour planifier l'avenir avec plus de confiance.

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Excel, un obstacle majeur à la collaboration, à la compréhension et à la transparence

Le grossiste Ankorstore sert plus de 30 000 marques et 300 000 détaillants par l'intermédiaire de sa place de marché : la quantité de données dont il dispose est énorme. Pour obtenir les informations dont elles ont besoin, prendre des décisions et faire des prévisions, ses équipes doivent être en mesure des les couper de différentes manières en appuyant simplement sur un bouton.

Mais avec des données dans Excel et Google Sheets, ce n'était tout simplement pas possible.

En fait, non seulement les équipes ne partageaient pas les rapports avec toutes les parties prenantes concernées en raison des limites des feuilles de calcul, mais elles étaient également limitées dans ce qu'elles pouvaient effectivement produire. Par exemple, elles ne pouvaient établir des prévisions que pour les flux de trésorerie, et le compte de résultat global était loin d'être aussi granulaire qu'elles le souhaitaient.

La mise en place de la fonction FP&A a permis à l'équipe de commencer à décomposer certaines lignes du compte de résultat et du reporting par pays. Cependant, elle ne devait pas avoir à ajouter des effectifs à chaque fois. Il fallait également améliorer la granularité de l'analyse et créer une source unique de vérité pour l'analyse et la distribution des données.

Ankorstor était ainsi en quête d'une solution aidant à atteindre la granularité et la transparence recherchée, tout en augmentant la taille de l'équipe existante et sa bande passante. Un moyen de collaborer plus efficacement avec les différentes parties prenantes, et de créer une source de vérité pour leur ensemble croissant de données financières.

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Créer un modèle flexible pour une entreprise en constante évolution

Après avoir exploré les autres options disponibles, Pigment était la seule plateforme qui offrait le niveau de flexibilité dont Ankorstore avait besoin, grâce à son approche multidimensionnelle de la modélisation des données. 

L'entreprise cherchait également d'un outil hautement collaboratif, permettant de travailler en toute transparence avec les parties prenantes pour consolider les données et générer des informations.

Pour l'implémentation, il était indispensable pour l'équipe Ankorstore de travailler directement avec Pigment, afin de développer un processus et un environnement qu'elle comprendrait et qu'elle pourrait s'approprier à l'avenir. Cette autonomie lui permettrait de s'adapter et d'évoluer avec l'entreprise sans trop dépendre d'un fournisseur ou d'un expert externe pour effectuer des changements.

Scaler l'équipe Finance grâce à des processus et des collaborations plus efficaces

La première amélioration constatée par Ankorstore après la mise en œuvre ? La collaboration. Les principales parties prenantes ont pu contribuer et obtenir des informations : les directeurs de pays visualisent leur part du compte de résultat dans Pigment, l'équipe des ressources humaines a une vue en temps réel du coût des ressources humaines... Les directeurs d'unités opérationnelles accèdent également directement à Pigment pour obtenir des informations sur le budget par rapport aux chiffres réels, les données provenant de Payfit.

Même pour ceux qui n'utilisent pas Pigment ou qui ont des questions qui dépassent le cadre de leur environnement, l'équipe financière est toujours en mesure de fournir des réponses rapides et précises.

Et puis il y a les rapports mensuels destinés à la direction, qui nécessitaient auparavant une semaine entière dans des feuilles de calcul pour consolider les données, les formater de manière à ce qu'elles soient utilisables, étudier les écarts et les tendances, et ajouter des commentaires. Depuis que toutes les données sont disponibles dans Pigment, le même processus ne prend plus que 30 % du temps qu'il prenait auparavant.

Ainsi, l'équipe financière a été en mesure de réduire son propre temps, ce qui lui permet d'en consacrer plus aux commentaires stratégiques et à l'investigation, mais aussi d'éviter d'augmenter ses propres effectifs lorsqu'elle souhaite prendre de nouvelles initiatives.

L'équipe est désormais en mesure de fonctionner de manière allégée et agile, tout en apportant une valeur ajoutée stratégique encore plus importante qu'auparavant.

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Plonger dans le passé et le présent pour créer une meilleure vision de l'avenir

Les avantages pour Ankorstore vont bien au-delà de la collaboration, aussi précieuse soit-elle. Pigment lui a permis d'élaborer ses modèles de manière évolutive. Cela signifie qu'au fur et à mesure que l'entreprise recrute de nouveaux détaillants et de nouvelles marques, ou qu'elle se développe sur de nouveaux marchés, elle est désormais en mesure de s'adapter facilement, de générer des prévisions et des informations immédiatement.

Grâce à la structure multidimensionnelle, Ankorstore peut effectuer des recherches approfondies et détaillées d'une manière beaucoup plus granulaire qu'avec des feuilles de calcul. Ainsi, les investigations et les analyses sont plus complètes, tandis que les recommandations ont encore plus de poids.

Une source unique de vérité a été créée au sein de Pigment pour le passé financier d'Ankorstore, le présent (à la fois anticipé et réalisé) et le futur, permettant à chaque décideur de travailler à partir des mêmes données et hypothèses et de prendre des décisions basées sur des données avec un maximum de confiance.