Comment Carta a réduit de 80 % ses temps d'agrégation de données et de calculs manuels

En résumé

• La solution existante ne permettait pas à l'entreprise en croissance rapide d'obtenir les informations agiles dont elle avait besoin.
• En raison de volumes de données considérables, la solution devait être à la fois flexible et robuste.
• L'équipe Carta est convaincue qu'elle peut obtenir ce dont elle a besoin plus rapidement avec Pigment qu'avec Excel.
• Les données de NetSuite et de Workday sont consolidées dans Pigment pour une vision complète de la planification des effectifs et des revenus.
• La consolidation et l'analyse des données, qui prenaient auparavant une journée entière, sont désormais entièrement automatisées !

‍Carta (anciennement eShares, Inc.), fondée en 2012, est une société de technologie basée à San Francisco, en Californie, qui aide ses clients à gérer leurs tableaux de capitalisation, leurs évaluations, leurs investissements et leurs plans d'actions. L'entreprise a des clients en Amérique latine, en Europe et en Asie, avec des bureaux au Brésil et à Singapour.

Carta a plus que doublé de taille au cours des deux dernières années. Elle compte aujourd'hui plus de 1 800 employés, et a doublé son chiffre d'affaires.

En mars 2021, l'entreprise aurait suivi plus de 800 milliards de dollars de capitaux propres et aurait facilité près d'un milliard de dollars de ventes sur le marché secondaire. Elle compte parmi ses clients Intercom, Coinbase, Classpass, Tilray et Affirm.

Un niveau de maturité supérieur pour Carta

La croissance rapide de Carta a fait naître le besoin d'une solution robuste de planification des activités. L'entreprise a alors essayé de nombreuses solutions, des feuilles de calcul aux autres logiciels EPM connus.

En raison de changements et de réorganisations constants, elle n'a pas été en mesure de modéliser ce qu'elle voulait avec sa solution existante. Un retour aux feuilles de calcul pour la planification et l'analyse s'est imposé : « Nous n'étions pas en mesure de couper les données pour examiner l'entreprise de la manière dont nous en avions vraiment besoin, alors nous sommes revenus à Excel. » 

Carta souhaitait évoluer avec des solutions de niveau entreprise en investissant dans son équipe et son infrastructure. Elle avait besoin d'un outil de planification suffisamment agile pour faire pivoter les données afin d'en extraire un maximum d'informations.

Carta souhaitait également pouvoir planifier d'un point de vue opérationnel et financier. La structure actuelle de l'entreprise impliquait la gestion de deux P&L différents. Avec les capacités de Pigment, il était possible de conduire des plans financiers et opérationnels de manière connectée, avec des analyses en temps réel entre les deux. Les plans sont pilotés du haut vers le bas et du bas vers le haut, avec une visibilité sur les écarts et une collaboration entre toutes les parties prenantes.

L'équipe centrale de Carta ne voulait pas avoir à choisir entre le reporting externe du P&L et une vision plus opérationnelle de son activité. Elle a alors préféré le partenariat avec l'équipe interne de Pigment, plutôt que de faire appel à une tierce partie pour l'aider à implémenter son EPM, ce qui avait été fait lors de la précédente implémentation.

‍

De la flexibilité grâce à une segmentation approfondie des données

Carta possède plusieurs unités commerciales, de nombreux produits et services couvrant plus de 28 000 clients. Cela va des services aux investisseurs à Carta X, ce qui en fait une entreprise basée sur les transactions, avec de grandes quantités de données clients à gérer et à mesurer.

Le principal problème de Carta, c'était l'impossibilité d'examiner l'entreprise de manière personnalisée. Sa structure ne permettait pas toujours de faire correspondre parfaitement les équipes à un P&L, et la granularité et la segmentation des données étaient des besoins pressants. 

Carta avait besoin d'une solution de planification offrant un impact significatif et un ensemble personnalisé de mesures pour évaluer le succès.

C'est en raison de son besoin d'agilité et de flexibilité que Carta a choisi Pigment.

‍

L'implémentation de Pigment et l'adhésion de l'équipe

L'une des préoccupations majeures de Carta avant l'implémentation était d'obtenir l'adhésion de l'équipe pour l'abandon des feuilles de calcul.

L'entreprise a commencé par former cinq des huit membres de l'équipe à l'utilisation de Pigment. Un membre technique de l'équipe est immédiatement devenu un utilisateur chevronné, et les autres ont rapidement appris à modéliser dans Pigment, même s'ils n'avaient aucune expérience du langage SQL.

L'interface moderne de Pigment et sa communauté d'entraide ont permis à tous les membres de l'équipe de s'impliquer et de s'engager. L'équipe a donné aux employés juniors les moyens d'imaginer de nouvelles idées, et ils ont continué à créer des modèles automatisant les rapports pour les cadres et les partenaires commerciaux, afin qu'ils n'aient plus jamais à refaire de travail manuel.

En collaboration avec les experts en modélisation de Pigment, l'équipe a commencé à construire deux flux de travail : l'un pour l'équipe FP&A et l'autre pour l'équipe Revenue. Toutes les données clients ont été téléchargées, et l'ensemble de leurs indicateurs ARR a été reconstruit.

En divisant le travail en deux volets, l'entreprise a réalisé plus de choses qu'elle ne l'avait jamais fait auparavant. En moins de deux mois, Carta a reconstruit des modèles financiers complets dans Pigment et a formé l'équipe avec succès.

‍

Comment Carta a consolidé la planification d'entreprise dans une plateforme unique

Après avoir réussi l'implémentation et la formation, l'objectif principal de Carta était de consolider toutes les données existantes.

L'entreprise a utilisé le connecteur Google Sheets pour synchroniser toutes les données des fournisseurs, afin d'importer directement les données utilisées pour les calculs des prévisions mensuelles. 

Toutes les données réelles sont synchronisées à partir de NetSuite. Pour faciliter les choses, l'équipe a sauvegardé des recherches dans NetSuite afin de remplir automatiquement les données réelles des fournisseurs et les taux de change. Aussi, toutes les données relatives à la main-d'œuvre sont extraites de Workday pour alimenter l'application de planification de la main-d'œuvre utilisée par l'équipe des ressources humaines et les gestionnaires.

Pour vérifier l'intégrité des données et s'assurer qu'elles sont chargées et mappées correctement, un tableau a été mis en place.

L'équipe s'étant montrée très enthousiaste à l'idée d'utiliser Pigment, le projet s'est rapidement étendu, du reporting P&L et de la budgétisation aux tableaux de bord pour leurs indicateurs ARR et la planification de la main-d'œuvre.

Carta a désormais accès au P&L par pays, ce qui permet aux équipes de découper les données comme elles le souhaitent. Entre autres avantages, elles bénéficient d'un meilleur contrôle des versions et de multiples captures d'écran des données.

Enfin, la visualisation élégante et fonctionnelle des données a convaincu Carta de désigner Pigment comme l'outil de BI pour toutes les mesures financières, remplaçant Looker pour la vue la plus précise de l'entreprise.

Pour établir des rapports sur les indicateurs ARR, les équipes ont pu extraire 30 000 lignes de données sur les clients depuis 2015.

En matière de planification des effectifs, Carta a mis en place des flux de travail efficaces pour permettre aux équipes d'accéder aux effectifs actuels et à court terme, avec la possibilité de réviser les effectifs (niveau ETP) et d'approuver les enveloppes salariales chaque trimestre. 
Grâce à la mise à jour en temps réel de toutes les données de Workday, l'entreprise est en mesure d'effectuer une planification continue avec des prévisions sur 12 mois.

‍

Conclusion

En utilisant Pigment, Carta a pu :

• Réduire de 80 % le temps consacré à l'agrégation des données et aux calculs manuels, en utilisant les connecteurs Pigment et en créant des modèles de rapports qui se mettent à jour automatiquement.
• Ajouter plus de granularité à l'analyse commerciale et examiner les données de la manière la plus optimale possible.
• Donner des réponses rapides et précises aux parties prenantes.
• Réduire les cycles de planification et permettre aux parties prenantes de prendre de meilleures décisions. 

‍

La prochaine étape ?

Carta a déjà transformé sa planification d'entreprise dans des scénarios clés, tels que P&L et Headcount. Mais ce n'est pas fini.

L'entreprise évalue actuellement les données de son CRM Salesforce, qui pourrait être le prochain candidat à une transformation avec Pigment. L'équipe aimerait également mettre en œuvre d'autres cas d'utilisation de Pigment, notamment la planification des capacités de vente.

Carta a pour objectif d'ajouter 30 utilisateurs supplémentaires, à savoir des directeurs et des responsables de centres de coûts. L'équipe a trouvé les droits d'accès très utiles pour les permissions basées sur les rôles, qui encouragent toujours la collaboration interfonctionnelle.

‍

Les 3 principaux avantages de l'utilisation de Pigment selon Carta

• Un gain de temps grâce à l'automatisation
• Beaucoup de temps pour améliorer les idées
• Une capacité d'analyse passée du niveau le plus bas au niveau le plus élevé