Comment Employment Hero tire partie de la planification des effectifs avec Pigment pour une croissance en toute confiance

En résumé

• Les feuilles de calcul, sans source unique de vérité, étaient un cauchemar pour la collaboration.
• Le processus de consolidation, qui prenait auparavant 40 % du temps pour un membre de l'équipe, est désormais en passe d'être entièrement automatisé.
• Pigment est maintenant la source de vérité pour toutes les questions liées aux effectifs, au sein de plusieurs équipes et centres de coûts.
• Les responsables du recrutement, l'équipe chargée de l'acquisition des talents et l'équipe financière peuvent désormais collaborer sur les demandes d'effectifs et leur exécution, avec un processus transparent de bout en bout.
• La planification de la main-d'œuvre et les perspectives d'emploi sont nettement améliorées, ce qui permet de prendre des décisions plus stratégiques.
• Les responsables du recrutement sont propriétaires de leurs propres centres de coûts, et peuvent prendre des décisions de recrutement alignées de manière plus autonome.

Quand les feuilles de calcul deviennent un frein

Avant Pigment, l'équipe d'Employment Hero utilisait des feuilles de calcul pour tous ses processus et ses informations liés aux effectifs. 

Les responsables du recrutement faisaient des demandes sur différents canaux et les approbations prenaient énormément de temps. Elles étaient communiquées sur ces mêmes canaux : pour l'équipe d'acquisition de talents, avoir la garantie de recruter pour les bonnes fonctions était quasiment impossible. Le délai d'embauche et la quantité de travail manuel pour l'équipe financière étaient donc considérables.

Rompre définitivement avec les tableurs 

En raison des problèmes rencontrés, l'équipe d'Employment Hero était prête à se débarrasser définitivement des tableurs. Et là où beaucoup d'autres outils sur le marché étaient des tableurs, la structure innovante de Pigment, avec son approche collaborative, a été un choix évident.
Bien que ce soit la saison des budgets, les deux équipes ont travaillé d'arrache-pied pour mettre Pigment en service le plus rapidement possible, afin d'aborder 2023 avec une solution de planification des effectifs entièrement fonctionnelle.

S'attaquer au problème commercial pour résoudre le problème financier

Malgré une charge de travail très lourde, l'équipe financière savait qu'elle devait s'attaquer au problème pour avoir un impact durable.
En abordant le problème avec une collaboration transversale, et en trouvant le dénominateur commun des difficultés de chaque équipe – l'absence d'une source unique de vérité –, elle a pu mettre en place une solution qui a non seulement résolu les problèmes existants de chaque équipe, mais qui est également beaucoup plus évolutive pour l'avenir. Elle pourra suivre le développement de l'entreprise, avec de nouveaux cas d'usage dans Pigment.

Avec une nouvelle approche collaborative, Pigment a été très bien adoptée par l'équipe d'assistance technique, autant que par les responsables du recrutement. « L'équipe d'AT adore Pigment » selon Daniel Zhou, qui affirme que la source unique de vérité pour les demandes, les approbations et les mises à jour de recrutement a rationalisé le flux de travail et réduit les problématiques liées aux processus.

Une source unique de vérité

Tous les processus liés aux effectifs sont non seulement réunis en un seul endroit, mais comme les données sont partagées en temps réel entre plusieurs applications, chaque équipe sait aussi que les données sur lesquelles elle travaille sont exactes et à jour en permanence, même lorsque l'équipe financière modifie ses modèles et charge de nouvelles données.

Zhou sait également que les données seront disponibles avec le bon niveau de granularité pour la bonne équipe. Elles peuvent ainsi être découpées de n'importe quelle manière sans créer de charge supplémentaire pour l'équipe financière. Chacun peut accéder en libre-service à des informations sur les délais d'embauche, les effectifs ouverts et d'autres indicateurs clés du processus de gestion des effectifs.

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Un futur plein d'enthousiasme avec Pigment

Maintenant que Pigment est opérationnel pour la planification des effectifs, Daniel Zhou prépare déjà la suite. La planification ascendante et descendante est la prochaine étape à intégrer dans la solution. Ensuite, l'entreprise pourra se pencher sur la planification des scénarios, une nécessité dans un contexte d'incertitude économique et pour une entreprise en constante croissance (et donc en constante évolution).

Après avoir constaté que Pigment avait transformé les processus en matière de planification des effectifs, les équipes sont également impatientes d'intégrer l'analyse des cohortes, la planification des capacités de vente et d'autres cas d'usage transversaux.