Comment Heap donne aux responsables de budget et dirigeants les moyens d'agir

En résumé

• Avec Google Sheets, le maintien d'une source de vérité était impossible.
• Heap voulait un outil moderne avec une approche innovante de l'architecture des données.
• Les détenteurs de budget ont désormais un accès quasi-instantané aux chiffres post-clôture.
• Le CFO peuvent se servir librement dans Pigment.
• L'équipe financière a gagné beaucoup de temps sur la compilation du dossier de clôture trimestriel, et peut désormais ajouter des commentaires et des recommandations plus stratégiques.

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Unifier les données pour obtenir plus rapidement des informations et des résultats

Heap, fournisseur de logiciels B2B, est par nature une organisation collaborative. Son approche de la propriété du budget relativement décentralisée, et elle utilise des outils de collaboration comme G Suite pour s'aligner et élaborer des stratégies.

Cependant, pour la planification et l'analyse financières, Google Sheets présentait plus de difficultés que d'avantages.

Le contrôle des versions, par exemple, était un point particulièrement sensible. Chaque service possédant son propre budget, de nouvelles versions de feuilles de calcul pouvaient facilement voir le jour sans que le service financier ne soit impliqué, sans qu'il ne les supervise. Cela compliquait la gestion de processus clés tels que l'approbation des effectifs.

En outre, la consolidation et la compilation des rapports trimestriels et des allocations budgétaires prenaient tellement de temps – les données de Netsuite devaient être copiées-collées – qu'il en restait peu pour les commentaires, la stratégie et les recommandations. Tous les membres de l'organisation obtenaient ce dont ils avaient besoin, mais cela représentait un coût de main-d'œuvre considérable pour l'équipe financière.

Grâce à l'approche innovante du VP Finance, Ada Johnson, et du CFO, Steven Love, Heap s'est lancé dans la recherche d'un outil permettant de créer une source unique de vérité, de réduire le temps passé à consolider les données, et d'unifier les processus de planification et de reporting. 

Leur objectif était de donner aux responsables de budget un accès plus rapide aux chiffres et une plus grande transparence, tout en améliorant l'efficacité de l'équipe financière.

La solution idéale était un outil moderne, doté d'une architecture innovante et évolutive. Il n'était même pas question d'envisager des outils plus anciens comme Anaplan et Adaptive. La réputation de Pigment, son caractère innovant, sa capacité à construire des modèles flexibles et puissants a alors attiré Heap. La collaboration a démarré.

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Accélérer le process de contribution pour les responsables budgétaires et les délais d'exécution pour les équipes FP&A

Durant l'implémentation, Heap a développé son modèle de données financières de base, ainsi que la planification de la main-d'œuvre, les dépenses en personnel, les OPEX et la modélisation des ARR. Cette centralisation des données commerciales a permis de créer une source unique de vérité pour le reporting et l'analyse.

Désormais, il est beaucoup plus facile pour l'équipe de découper les données en fonction de différentes dimensions et hypothèses. Le fait que toutes les données de l'entreprise soient centralisées à un seul endroit permet d'obtenir des informations sur les dépenses (au niveau des fournisseurs et des catégories), qui ne pouvaient pas l'être avec des feuilles de calcul.

En guise d'autre exemple, le partenariat avec les opérations de revenus, sur le modèle de capacité de vente dans Pigment, aurait auparavant nécessité des feuilles de calcul distinctes, issues de nombreuses sources de données. 

L'objectif, améliorer le temps d'accès aux informations pour les responsables de budget, a été atteint. Ils peuvent accéder à leurs chiffres presque immédiatement après la clôture trimestrielle, au lieu de plusieurs jours plus tard. Le connecteur Google Sheet

L'objectif d'améliorer le temps d'accès aux informations pour les responsables de budget a également été atteint, leur permettant d'accéder à leurs chiffres presque immédiatement après la clôture du trimestre, plutôt que plusieurs jours plus tard. Le connecteur Google Sheets leur offre un accès supplémentaire, tout en leur donnant les moyens de saisir leurs données directement dans Pigment. 

Steven Love, CFO, a déjà pu se servir dans Pigment : il se dit ravi du temps que cela fait gagner à l'équipe. 

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Un outil puissant pour une collaboration puissante

Depuis que Heap a démarré l'implémentation de Pigment, le produit a déjà évolué pour mieux répondre à ses besoins. Notamment pour permettre aux responsables de budget de disposer de plus d'options de visualisation, et de commentaires natifs. Les modèles ont également été utiles pour démarrer de nouveaux cas d'utilisation.

L'équipe Heap voit son quotidien facilité par de nombreuses fonctionnalités, telles que la possibilité de visualiser tous les composants d'une formule et d'effectuer des recherches lors de la modélisation. Mais le principal avantage reste l'unification des données et, par conséquent, celle des équipes qui les possèdent et les exploitent. Grâce à de meilleures informations et plus de bande passante, les finances peuvent ainsi être un véritable partenaire stratégique pour l'entreprise.

À l'avenir, Heap souhaite implémenter dans Pigment les modèles de Cash Flow, Pipeline, dépenses AWS et les revenus liés au service.