Comment l'équipe FP&A de Prodigy a réduit de 86 % le temps de consolidation manuelle des données

En résumé

Avec Pigment, Prodigy a pu :

• Supprimer la lourde charge de travail manuel pour mettre à jour des feuilles de calcul
• Intégrer Bamboo HR, NetSuite, Stripe, Google Sheets, entre autres.
• Réduire de 86 % le temps nécessaire à la consolidation des données
• Réduire le délai d'exécution des demandes d'informations
• Créer une autonomie complète au sein de l'instance Pigment et se l'approprier

Avant Pigment, l'équipe FP&A de Prodigy passait le plus clair de son temps à consolider et valider manuellement les données, à produire des rapports pour d'autres personnes au sein de l'entreprise, et à gérer les versions de budget dans Google Sheets.

Grâce à Pigment, l'équipe est désormais un meilleur partenaire business, passé du rôle de gardien des donnée à celui de facilitateur de la compréhension et de l'analyse. Un énorme gain de temps et de flexibilité lui permet d'élaborer des stratégies à long terme, de travailler d'une nouvelle façon, plus efficace pour que l'entreprise reste agile et informée.

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Quand le statu quo ne suffit pas

Avant Pigment, comme dans beaucoup d'organisations similaires, les modèles et les données de Prodigy se trouvaient tous dans Google Sheets.<br>Avec le développement de l'entreprise, de nouvelles exigences en matière de gestion financière et administrative ont vu le jour, et l'outil s'est avéré trop rigide pour répondre aux besoins.<br><br>À chaque fois que les données devaient être traitées d'une nouvelle manière, les feuilles de calcul devaient être reconfigurées pour être adaptées. Google Sheets n'étant pas intégré aux sources de données, beaucoup de temps était nécessaire pour les rassembler et les consolider.<br>Enfin, le contrôle de versions était délicat et demandait beaucoup de temps pour suivre les changements granulaires.

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"Je ne devais pas embarquer mon équipe là-dedans" précise Minnie Luo, VP, Finance à Prodigy.<br>Après avoir expérimenté différents outils EPM et FP&A, elle savait que trouver un logiciel à la fois flexible, connecté et facile à utiliser allait être compliqué. Néanmoins, après avoir découvert la plateforme, Pigment est apparue comme une solution de choix, qui pouvait éclipser la suite FP&A de NetSuite, bien que l'outil soit déjà déployé dans d'autres départements de l'entreprise.

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Une approche intégrée

Prodigy était à la recherche d'un outil capable non seulement d'offrir la flexibilité et la robustesse dont les équipes avaient besoin pour la finance, mais aussi de se connecter à ses plateformes de données sources dont NetSuite, Bamboo HR, Stripe, Google Sheets et les outils de visualisation de données. 

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À chaque cycle de planification, il fallait 2 à 3 jours à l'ensemble de l'équipe pour consolider et introduire ces données dans les modèles, puis exécuter les rapports correspondants. Désormais, avec Pigment, une grande partie de ces tâches est automatisée, ce qui représente un gain de temps et permet à l'équipe FP&A de se concentrer sur des tâches plus stratégiques, tout en réduisant les taux d'erreur. Ce qui n'est pas automatisé prend un rien de temps, ce qui se traduit par une diminution de 86 % du temps consacré à ces tâches manuelles.

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La finance comme moteur de croissance au sein de l'entreprise

Dans Google Sheets, l'une des plus grosses pertes de temps pour l'équipe FP&A était les demandes de rapports. À cause de la rigidité des feuilles de calcul, le délai d'exécution des demandes pour une nouvelle dimension ou un nouveau segment était très long. Il est désormais minime, et l'agilité de l'équipe améliore son temps de réaction dans un paysage industriel en constante évolution. Mieux encore, l'équipe FP&A est en mesure de créer des tableaux de bord directement dans Pigment pour les demandes répétées, permettant ainsi aux autres membres de l'entreprise de se servir en libre-service.

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Rien qu'avec le temps gagné sur ces demandes, l'équipe FP&A passe du rôle de gardien des données à celui de facilitateur d'idées. Elle peut utiliser le temps gagné pour s'asseoir avec les parties prenantes et devenir un meilleur partenaire commercial. Les informations générées sont à la fois plus précises et plus significatives, en particulier en ce qui concerne les données OPEX, ce qui favorise les discussions clés et la prise de décision en toute confiance.

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Renforcer l'appropriation et l'autonomie

Naturellement, certains membres de l'équipe étaient sceptiques à la vision d'un nouvel outil, se méfiant de l'investissement en temps nécessaire pour implémenter quelque chose qui pourrait être remplacé quelques années plus tard. Mais la flexibilité offerte par Pigment a donné à l'équipe confiance en sa longévité. Mieux, cela a renforcé sa motivation pour investir du temps et de la réflexion dans l'implémentation. Cette dernière a pris moins de temps que d'autres outils, réduisant le délai de rentabilisation – un facteur clé pris en compte par Prodigy lors de la sélection de la plateforme.

Grâce à l'approche de co-construction de Pigment et à la documentation complète de notre communauté, l'équipe FP&A de Prodigy a pris en main Pigment très rapidement. L'autonomie acquise aurait pris des années avec d'autres logiciels. Lorsque des changements de structure organisationnelle ont eu lieu, l'équipe a pu effectuer les modifications nécessaires dans Pigment, mais aussi mettre à jour le connecteur Bamboo HR en toute sérénité et avec précision.

Par rapport à la difficulté du contrôle des versions dans Google Sheets, la simplicité de la gestion des versions dans Pigment est d'une aide précieuse pour l'équipe. La collaboration au sein de la plateforme est aussi facilitée : un point important sachant que Prodigy envisage d'intégrer d'autres utilisateurs.

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Les prochaines étapes pour Prodigy et Pigment

Prodigy a récemment lancé son espace de travail Pigment, qui représente déjà une grande valeur ajoutée pour l'équipe FP&A. 

Pour l'avenir, l'objectif est de permettre aux "business partners" clés d'utiliser Pigment en libre-service, avec des scénarios permettant une analyse plus robuste des hypothèses, le contrôle des versions, et l'intégration de leur modèle de cohortes. La planification des ventes est le prochain cas d'usage à implémenter, ce qui ajoutera encore plus de synergie à la planification de l'équipe Finance. Les équipes sont particulièrement enthousiastes à l'idée d'exploiter les informations et les analyses que Pigment permet d'obtenir, afin d'élargir le champ d'influence de la finance sur le futur des activités de l'entreprise.