Comment Virtuo a réduit de 50 % le temps dédié à la préparation budgétaire

En résumé

Avec Pigment, Virtuo a pu :

• Réduire le temps consacré à l'agrégation de données en réalisant des importations à partir de Looker.
• Réduire la mise à jour des fichiers budgétaires à deux semaines, contre un mois avec Google Sheets. 
• Réduire le temps de préparation financière jusqu'à la réestimation à deux jours, contre trois semaines avec Google Sheets, en réestimant plus rapidement et plus fréquemment avec la fonction scénarios.
• Augmenter la granularité de l'analyse commerciale.
• Permettre aux parties prenantes de prendre de meilleures décisions.

Virtuo, c'est la location de voitures nouvelle génération. Sa mission : offrir la meilleure expérience de location de voitures, pour libérer les gens et les villes du fardeau de la possession de voiture. Elle opère dans six pays : le Royaume-Uni, la France, l'Italie, l'Espagne, avec de nouveaux bureaux en Allemagne et au Portugal.

Ayant doublé ses effectifs et multiplié son chiffre d'affaires par quatre au cours des deux dernières années, Virtuo était à la recherche d'un outil de planification FP&A capable de s'adapter à l'évolution des modèles et de supporter une croissance exponentielle de sa base de données.

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Si Excel ne peut pas s'adapter, c'est que votre processus FP&A est défaillant !

La trajectoire de Virtuo au cours des deux dernières années laisse entrevoir une croissance incroyablement rapide :

Cette croissance s'est accompagnée des défis inhérents à une équipe FP&A travaillant avec Google Sheets, l'outil ne pouvant évoluer aussi rapidement que l'entreprise.

• Google Sheets bloquait fréquemment en essayant de gérer d'énormes volumes de données.
• Le temps de mise à jour des dossiers budgétaires était de plus en plus long.
• Le volume des fichiers Google Sheets devenait rapidement déraisonnable.

Il était temps de mettre en place un processus FP&A à grande échelle. Virtuo a alors déployé Pigment afin de gagner du temps pour effectuer des analyses exploitables. La société a ainsi été en mesure de piloter l'activité, en fournissant des informations rapides et actualisées à l'équipe dirigeante.

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Faire évoluer le plan d'entreprise pour soutenir le taux de croissance

Pour les entreprises à croissance rapide, l'agilité est essentielle. Et c'est tout l'intérêt de la fonction de planification d'entreprise agile, qui peut :

• Évoluer aussi vite que l'entreprise.
• Donner des réponses rapides et précises aux parties prenantes.
• Aider à aligner l'ensemble de l'organisation.

En utilisant Pigment, Virtuo a été en mesure de :

• Réduire le temps consacré à l'agrégation de données en réalisant des importations à partir de Looker.
• Réduire la mise à jour des fichiers budgétaires à deux semaines, contre un mois avec Google Sheets. 
• Réduire le temps de préparation financière jusqu'à la réestimation à deux jours, contre trois semaines avec Google Sheets, en réestimant plus rapidement et plus fréquemment avec la fonction scénarios.
• Augmenter la granularité de l'analyse commerciale.
• Permettre aux parties prenantes de prendre de meilleures décisions.

Comment tirer parti de l'API de Google pour gagner en agilité

Virtuo a apprécié la stabilité et l'agilité du produit. Mais en présentant leurs chiffres sur Google Slides, ils se sont heurtés aux limites de Google Suite...

Avant d'utiliser Pigment, la création de nouveaux scénarios pour analyser la sensibilité d'une hypothèse particulière prenait beaucoup de temps. Il fallait créer un nouveau fichier et donc une nouvelle présentation pour garder une trace des deux scénarios.

Désormais, Pigment est connecté à Google Sheets (lui-même connecté à Google Slides) via une API : les mises à jour manuelles ne sont plus nécessaires. Un nouveau scénario peut être créé sur Pigment et chargé sur Google Sheets en un clic, en exécutant le script de mise à jour de la présentation Google Slides.‍

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Mettre en place une plateforme de planification d'entreprise en quatre semaines

Après seulement un mois d'implémentation et de formation, Virtuo a pu exécuter l'ensemble de son processus de budgétisation sur Pigment, à un niveau granulaire.

En déployant Pigment dans l'ensemble de l'organisation, l'équipe FP&A a permis aux dirigeants d'identifier les meilleures opportunités de croissance pour l'entreprise. Et ce, grâce à une application dédiée, avec des facteurs clés et des fonctionnalités de scénario qui gèrent des hypothèses et des points de données complexes.

Les cadres dirigeants utilisent également des applications dédiées pour évaluer de multiples hypothèses d'embauche, liées aux effectifs et aux coûts du personnel.

L'équipe FP&A est désormais en train de réorganiser ses processus de reporting. Son objectif est de permettre aux parties prenantes d'accéder à des données agrégées et à des tableaux de bord dédiés pour prendre leurs décisions.

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Les 3 fonctionnalités préférées de Virtuo

• La "liste des transactions" est très utile pour gérer des données historiques massives. En chargeant des éléments de transactions, ils peuvent rapidement associer chaque élément à des propriétés spécifiques (mois, versions, pays, etc.), ce qui leur permet de comparer des hypothèses et des versions antérieures de la base de données.
• Les fonctions "Cloner les données" et "Scénarios what-if" permettent à l'équipe d'analyser les hypothèses et d'identifier les meilleures opportunités pour l'entreprise.
• La fonction "Afficher la valeur en tant que" pourcentage d'une autre mesure permet aux dirigeants de passer d'une vue consolidée aux ratios correspondants en un seul clic, afin de comprendre et de contrôler facilement les indicateurs clés de performance.