Le FP&A implique des processus de planification, de prévision, de budgétisation et d'analyse qui aident les dirigeants à prendre des décisions commerciales importantes qui affectent directement la santé financière de l'entreprise.
Le rôle des équipes FP&A a évolué au fil des ans à mesure que les effectifs et les processus se décentralisaient. Dans un tel scénario, le temps est devenu une ressource extrêmement précieuse pour les entreprises opérant dans un environnement concurrentiel.
C'est là que l'automatisation FP&A émerge pour aider les entreprises à prendre des décisions rapides.
L'automatisation est-elle l'avenir du FP&A ?
L'automatisation financière est sans aucun doute une tendance émergente dans les opérations de FP&A qui devient rapidement la norme.
Le FP&A implique plusieurs processus manuels qui peuvent être automatisés pour améliorer l'efficacité des flux de travail. Ces tâches incluent la collecte de données, l'assainissement des données, la consolidation des données, la préparation de rapports, etc.
L'automatisation peut aider à traiter davantage de données à un niveau avancé pour des analyses détaillées sur des domaines tels que les opportunités d'expansion et les stratégies de tarification.
En outre, un partenariat commercial est de plus en plus attendu de la part de la fonction FP&A dans son ensemble. Les partenaires commerciaux de FP&A fournissent des informations et des analyses financières approfondies aux départements interfonctionnels, facilitant ainsi la prise de décisions éclairées.
Les experts prédisent que automatisation extrême fera évoluer la portée et les types de services proposés par les équipes FP&A, ce qui entraînera à terme des changements dans le modèle de prestation de services.
Bientôt, les équipes FP&A utiliseront des outils analytiques avancés mis à disposition via des plateformes basées sur le cloud pour intégrer les prévisions financières aux ventes, à la chaîne d'approvisionnement, au marketing, aux opérations et à d'autres activités de l'entreprise.
Pourquoi les efforts manuels nuisent à la croissance de l'entreprise
De nos jours, les entreprises doivent être extrêmement agiles et réactives aux changements du marché pour garder une longueur d'avance sur la concurrence.
C'est là que l'automatisation via des plateformes supérieures a un net avantage sur les tâches manuelles et les outils inefficaces. Les tâches manuelles traditionnelles nuisent à la croissance de l'entreprise de plusieurs manières :
- Cela prend beaucoup: La préparation manuelle des données occupe près de 80 % du temps déjà maigre de l'analyste moyen. Ce temps aurait autrement pu être consacré à tirer des enseignements des données.
- Erreurs manuelles: En matière de collecte et d'analyse de données dans le cadre du FP&A, les tâches manuelles sont sujettes à des erreurs humaines. Cela pourrait entraîner la présentation de données incorrectes à la direction, ce qui pourrait entraîner des décisions erronées.
- Plus lent et inefficace: Alors que des outils tels que Pigment vous permettent de créer plusieurs modèles en quelques heures seulement, les tâches manuelles traditionnelles peuvent prendre quelques jours, voire plusieurs semaines. Il en résulte un processus de prise de décision plus lent et inefficace.
- Ennuyeux: Les tâches manuelles vous obligent à créer des modèles de données à partir de zéro tous les trimestres. De plus, il existe un retard évident dans le partage des données entre les applications existantes en temps réel.
- Jongler avec plusieurs feuilles de calcul: La modélisation basée sur des processus manuels obligerait les analystes financiers à parcourir plusieurs feuilles de calcul et de nombreux e-mails pour connecter manuellement les données.
Le résultat final de l'utilisation de processus manuels affecte le potentiel de croissance de l'entreprise à long terme. C'est pourquoi les entreprises doivent automatiser certains processus pour stimuler leur croissance et leur expansion. Cela inclut :
- Importation, extraction et consolidation de données
- Préparation, nettoyage et validation des données
- Droits d'accès et sécurité
- Automatisation des flux de travail pour l'approbation du budget et des prévisions
- Analyse et présentation des données
Importation, extraction et consolidation de données
L'automatisation est la voie à suivre pour l'importation, l'extraction et la consolidation des données. L'automatisation aide les entreprises à collecter des données précises en temps réel à partir de sources multiples.
Cela crée une source unique de vérité qui agit comme un point central pour plusieurs départements.
De plus, l'automatisation via des plateformes telles que Pigment permettra aux équipes FP&A de ne pas avoir à effectuer des erreurs de consolidation des données et de transfert de données fastidieuses grâce à intégration sans faille avec des systèmes tels que :
- ERP et systèmes de comptabilité: L'intégration avec les ERP et les systèmes comptables réduit les silos entre les services et permet une prise de décision éclairée.
- HRIS et ATS: Cela permet d'unifier les sources de données pour un calcul précis des effectifs afin de mesurer avec précision l'impact de chaque nouvelle embauche dans l'entreprise.
- Lac de données: Cela permet d'accéder à d'énormes quantités de données, garantissant que les modèles FP&A ont intégré tous les points de données nécessaires à une prise de décision précise.
- CRM: les équipes RevOps et FP&A ont accès à des indicateurs commerciaux cohérents stockés dans le CRM pour une planification efficace et méthodes de prévision pour des informations pertinentes.
- Systèmes de facturation et de paiement: L'intégration aux systèmes de facturation et de paiement permet à l'équipe FP&A d'obtenir une vue complète des flux de trésorerie entrants et sortifs de l'entreprise afin de garantir l'efficacité du processus de planification des liquidités.
- Les tableurs: Vous pouvez toujours associer votre outil de planification financière à des ensembles de données plus petits et simples situés dans les tableurs (google sheets ou excel).
Préparation, nettoyage et validation des données
L'automatisation FP&A contribue certainement à la collecte et à la consolidation des données, mais elle rend également le processus de préparation, de nettoyage et de validation des données plus efficace.
Automatiser ce processus grâce à plateforme de planification financière like Pigment réduit les erreurs grâce aux fonctionnalités intégrées de traitement des données requises pour la désinfection des données de la manière suivante :
- Gain de temps: Les équipes FP&A peuvent consacrer jusqu'à 80% de leur temps à l'analyse des données et seulement 20% à leur préparation, tandis que Pigment permet le nettoyage et la validation des données en quelques minutes.
- Modélisation plus rapide: Les équipes FP&A peuvent mettre en place des modèles et des scénarios hypothétiques en quelques heures grâce à l'interface utilisateur intuitive et à la syntaxe facile à comprendre de Pigment.
- Données en temps réel: Plutôt que de recréer des modèles à partir de zéro chaque trimestre, les équipes FP&A peuvent partager des données mises à jour en temps réel entre les applications.
- Taux d'erreur inférieur: Lorsque les équipes FP&A n'ont plus à traiter manuellement les données via des feuilles de calcul, les risques d'erreurs sont considérablement réduits.
Droits d'accès et sécurité
Lorsqu'une organisation est en phase de croissance, il est important de gérer droits d'accès et sécurité efficacement.
Toute erreur ou retard peut entraîner des problèmes considérables à long terme, affecter l'intégrité des données et compromettre la sécurité de l'entreprise. C'est là que l'automatisation devient essentielle pour les équipes FP&A.
Droits d'accès ont un impact direct sur la manière dont l'utilisateur interagit avec les données. Cela permet de garantir l'intégrité des données, car seules des personnes spécifiques et prédéterminées pourront accéder aux données et/ou y apporter des modifications.
Les droits d'accès sont quasiment impossibles à gérer sans une plateforme de planification telle que Pigment.
Les équipes FP&A peuvent gérer les droits d'accès aux données de manière plus efficace en attribuant des rôles à différents utilisateurs.
Fort sécurité des données fonctionner sans trop d'interventions manuelles peut permettre de gagner du temps dans les domaines suivants :
- Gestion des droits d'accès: Les équipes FP&A peuvent gérer les droits d'accès en attribuant des autorisations à des rôles standard ou personnalisés. Cela garantit que seuls des utilisateurs spécifiques ont accès à des niveaux de données granulaires.
- Authentification unique: Les équipes FP&A bénéficient des avantages de l'authentification unique et des contrôles mis en place pour la gestion des identités.
- Piste d'audit: Renforcez la confiance dans les modèles et gérez les modifications de manière efficace grâce à la fonction de piste d'audit qui permet de suivre les modifications apportées aux modèles ou aux entrées.
Automatisation des flux de travail pour l'approbation du budget et des prévisions
Les équipes FP&A peuvent tirer parti de l'automatisation des flux de travail pour permettre à la direction de bénéficier d'un processus de prise de décision rationalisé pour l'approbation du budget et des prévisions.
l'inefficacité des flux de travail d'une entreprise présente un risque sérieux. Ce type d'inefficacité des processus peut surcharger les équipes FP&A en termes d'inefficacité opérationnelle.
Processus traditionnels impliquant des feuilles de calcul et des e-mails pour budget et prévisions les approbations sont inefficaces car elles entraînent des retards, un manque de transparence et des approbations inappropriées. Grâce à l'automatisation des flux de travail, les équipes FP&A peuvent bénéficier d'avantages tels que :
- Prévenir les pertes de revenus: Les équipes FP&A peuvent éviter les pertes de revenus dues à des processus traditionnels inefficaces utilisés pour l'approbation du budget et des prévisions.
- Charge de travail réduite: Les professionnels du FP&A améliorent la visibilité des processus en éliminant les tâches de back-office improductives, garantissant ainsi de meilleurs processus de prise de décision.
- Transparence: Les équipes peuvent garantir une meilleure collaboration au sein des services grâce à une meilleure transparence à tous les niveaux pour un processus d'approbation des budgets et des prévisions efficace.
Analyse et présentation des données
Les équipes FP&A sont souvent soumises à des pressions pour préparer des modèles financiers précis et présenter des analyses aux décideurs exécutifs.
Lorsque les données circulent régulièrement à partir de plusieurs sources, l'analyse manuelle des données ne suffira pas.
Copier-coller manuellement les données dans des diapositives et des feuilles de calcul est tout aussi fastidieux. C'est ici automatisation de l'analyse et de la présentation des données peut améliorer considérablement l'efficacité des équipes FP&A.
Par exemple, les équipes FP&A peuvent préparer des présentations impressionnantes pour partager des informations avec la direction grâce au connecteur Google Sheets de Pigment qui met à jour les feuilles ou les diapositives en un seul clic.
Les équipes FP&A collectent, organisent et analysent les données provenant de départements interfonctionnels afin de créer des rapports étayés par des données qui traitent des problèmes affectant la santé financière de l'entreprise. Grâce à l'automatisation, leur efficacité peut être considérablement améliorée, contribuant ainsi à la croissance de l'entreprise à long terme.
