Nous entretenons tous une relation amour-haine avec les tableurs Excel ou Google Sheets.
Les tableurs sont la solution idéale pour des calculs rapides et une facilité d'utilisation. Cependant, c'est peut-être là que des problèmes se posent : la solution dans son ensemble est trop facile à utiliser.
Une mauvaise formule, et vos données peuvent mal tourner sans même que vous le sachiez.
Les entreprises ont perdu des milliards de dollars à la suite d'erreurs apparemment insignifiantes commises sur des feuilles de calcul. JP Morgan Chase a subi une perte de 6 milliards de dollars dans le fiasco de London Whale en raison d'une erreur de copier-coller, tandis que Barclays a acheté 179 contrats par erreur lors de l'acquisition des actifs de Lehman Brothers parce que quelqu'un a caché les cellules au lieu de les supprimer.
L'utilisation de tableurs est un moyen facile de rassembler rapidement des données, de les analyser et de demander l'avis des membres de l'équipe qui collaborent.
Où est-ce que cela devient difficile ? Les entreprises évoluent, le volume et la complexité des feuilles augmentent, et tout d'un coup, leur précision est discutable.
Il est également important de se rendre compte que de nombreux éléments de l'effondrement financier de 2008 peuvent être attribués à des banquiers qui se sont trop fiés à leurs tableurs Excel et aux données qu'elles contenaient.
Dans l'ensemble, il arrive un moment où la fonction Finance doit établir une limite en matière d'utilisation de tableurs. Voici sept raisons pour lesquelles vous devez trouver de meilleures alternatives aux tableurs pour une modélisation financière précise :
Les tableurs entraînent des modèles financiers défaillants
De nombreux utilisateurs développent leurs modèles financiers sur des tableurs simplement parce que l'application est assez facile à démarrer.
Vous utilisez des formules et d'autres fonctions pour connecter et répliquer des feuilles et des valeurs. Vous utilisez également des macros pour automatiser certaines tâches. Au fur et à mesure que les données s'accumulent, le fichier devient complexe et les modèles financiers ne fonctionnent plus pour les raisons suivantes :
- Fonctions mal appliquées
- Erreurs humaines et oubli
- Incapacité à traiter et à traduire d'énormes volumes de données
- Absence de modèles de données multidimensionnels
- Données obsolètes et cloisonnées
Lors de la planification au niveau conceptuel, lorsque établir votre budget par exemple, les tableurs font généralement le travail. Mais lorsque vous commencez à prendre en compte des éléments de données interfonctionnels, tels que flux de trésorerie et plans d'effectifs, le modèle de données « plat » fait cruellement défaut.
Pour surmonter les complications liées au manque de flexibilité et à la multidimensionnalité de l'humble fichier Excel, les équipes financières examinent régulièrement les données et mettent en place des contrôles de données afin de prévenir les erreurs de manière proactive.
Il est difficile, voire impossible, de mettre en place un système de contrôles à partir des modèles financiers existants. Cette pratique rend également les tableurs très peu fiables et souvent dangereux.
Pour éviter que cela ne se produise, une plateforme de planification d'entreprise intégrée et intelligente vous permet de consolider d'énormes volumes de données multidimensionnelles en temps réel.
L'objectif final est de créer des modèles financiers précis, opportuns et évolutifs, et les tableurs ne sont tout simplement pas conçues pour de telles fonctionnalités.
Les tableurs ne s'adaptent pas à la croissance de votre équipe
Les tableurs constituent souvent un choix idéal lorsque le volume de données est faible et que la feuille est plus ou moins gérée par un seul auteur. Au fil du temps, les données stockées sur le fichier Excel augmentent et de plus en plus de membres de l'équipe commencent à contribuer à l'ensemble de données.
Les tableurs sont limités en termes de taille et ne sont pas en mesure d'offrir l'agilité et la granularité dont ont besoin les données commerciales. Cela finit souvent par empêcher les dirigeants de prendre des décisions à la volée.
Les tableurs sont également incapables de gérer rapports fonctions ou gérer des hiérarchies alternatives, en raison desquelles les données doivent être saisies manuellement dans des cellules de différents fichiers et examinées avant de pouvoir être traitées.
Enfin, il convient également de noter que les entreprises en pleine expansion obtiennent des données provenant de plusieurs sources, départements et même fournisseurs externes. La consolidation et l'alignement se transforment rapidement en véritable cauchemar en matière de gestion des versions lorsque toutes vos données distribuées sont traitées, stockées et modélisées dans des tableurs.
Il est difficile de conserver des données précises en temps réel
Sur la base de recherche par l'organisation comptable professionnelle ACCA,
«... plus de 90 % des feuilles de calcul contiennent de graves erreurs, et plus de 90 % des utilisateurs sont convaincus que leurs feuilles de calcul sont exemptes d'erreurs. »
Vous pouvez continuer à consulter les feuilles régulièrement, à identifier et à corriger les erreurs et à corriger les macros. Cela ne change rien au fait que la surveillance et le réglage manuels de vos modèles sont épuisant. Avec de grands volumes de données, il n'est peut-être même pas possible de savoir si toutes les erreurs potentielles ont été corrigées.
Imaginez que ce processus se répète chaque fois que la direction se tourne vers votre équipe pour obtenir des réponses.
Bien que les feuilles de calcul puissent être une bonne idée pour les débutants ou les jeunes entreprises dont les équipes sont petites, cela se complique lorsque les start-up grandissent et que les équipes s'agrandissent.
Étant donné que les feuilles de calcul ont essentiellement une architecture mono-utilisateur tout en offrant des options multi-utilisateurs, la situation devient chaotique lorsque plusieurs éditeurs accèdent à la même feuille. Cela s'accompagne d'une complication supplémentaire du contrôle d'accès, et des écrasements de données et des inexactitudes qui en résultent.
Par exemple, lorsque vous invitez de nouveaux membres de l'équipe à collaborer sur une feuille de calcul, il peut être extrêmement difficile de déterminer à quel moment une modification particulière a été apportée à une cellule. Comme aucune fonctionnalité de piste d'audit n'est disponible sur l'application, il n'existe absolument aucun moyen de vérifier si les données sont authentiques et si les modifications apportées suivent la dernière logique métier.
Vous risquez de passer à côté des bénéfices des intégrations
La plupart des utilisateurs continuent de s'appuyer sur Excel car l'application leur permet de créer des modèles financiers sans apprendre à coder.
Les entreprises d'aujourd'hui ont besoin d'une plateforme de planification intégrée transparente et facile à comprendre, qui peut être conçue en utilisant la maîtrise du langage naturel. De telles plateformes proposent des fonctionnalités sans code ou à faible code que tout le monde peut utiliser pour développer son autonomie par rapport à l'informatique.
Pigment est un outil complet de planification et d'analyse solution qui s'intègre à votre infrastructure technologique existante, collecte les données en temps réel, consolide les informations et permet un flux de données automatisé et sans erreur :
Intégrez facilement Pigment aux systèmes ERP et comptables
Pigment s'intègre aux systèmes comptables, aux CRM, au SIRH, etc. en temps réel et propose une présentation complète des dépenses, des données de vente, des dettes et des créances.
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Grâce à une plateforme de planification intégrée, vous êtes en mesure de prendre des décisions rapides et fiables qui améliorent la productivité et déploient des processus métier qui profitent en fin de compte au client.
Vous avez besoin de présentations qui fournissent des informations plus détaillées
Pour que les entreprises deviennent agiles et puissent mieux répondre à l'évolution des besoins, il est important que les systèmes internes soient rapides et fiables.
La direction se tourne vers les équipes financières pour obtenir des informations plus approfondies qui aident à prendre des décisions importantes pour l'avenir de l'entreprise. Lorsqu'il s'agit de gagner la confiance de vos dirigeants, il est essentiel de présenter des présentations impeccables en toute confiance.
L'examen manuel des données, leur mise à jour, puis leur révision avant cette présentation clé prennent beaucoup de temps et demandent beaucoup de travail. Les entreprises doivent prévoir une période pendant laquelle elles recherchent des alternatives aux tableurs qui les aideront à intégrer leur flux de travail.
Une plateforme intégrée vous permettra non seulement de gérer les données en toute sécurité, mais elle vous aidera également à surveiller les processus quotidiens et à afficher des informations multidimensionnelles que les dirigeants pourront approuver et sur lesquelles fonder leurs décisions.
Une solution potentielle se trouve dans le Connecteur Google Sheets de Pigment : transférez les données de vos Google Sheets vers vos modèles financiers Pigment, puis de nouveau dans vos présentations, le tout en un clic.
En fin de compte, les équipes financières doivent prendre des mesures pour s'assurer que des données propres, exemptes d'erreurs et opportunes sont présentées à la direction pour une prise de décision en toute confiance.
Vous avez besoin d'une meilleure planification par scénario
Le contexte économique actuel exige des décisions rapides.
Cependant, l'impact de chaque décision a de multiples résultats potentiels. Comment prendre les meilleures décisions et éviter de perdre des milliards de dollars ?
Bien que les tableurs soient un bon endroit pour collecter et organiser les données, elles ne constituent pas la solution idéale pour une gestion des données complexes et un fonctionnement réactif. Plus précisément, les tableurs sont très sous-performants en matière de planification par scénarios.
Bien que les tableurs offrent des fonctionnalités de base pour demander. « Et si... ? » , vous finissez souvent par modifier les valeurs des cellules, confondre les formules et les plages de cellules et commettre toutes sortes d'erreurs humaines.
Grâce à une plateforme de planification d'entreprise intégrée, vous êtes en mesure de déployer des scénarios sans modifier les données d'origine ou le modèle, de consolider les données provenant de plusieurs sources sans aucune erreur et de bénéficier d'un processus de réponse et d'informations plus intuitif.
Avec Pigment, vous pouvez également visualisez tous les scénarios simultanément et les modifiez à la volée.
Les tableurs Excel ne disposent pas de droits d'accès sécurisés
Regardons les choses en face : lorsqu'un fichier Excel ou Google Sheets compte plusieurs auteurs et utilisateurs, il est très facile de se perdre dans le labyrinthe des versions.
Qu'il s'agisse de données commerciales ou RH confidentielles ou de données aussi simples (et importantes) qu'un rapport de dépenses, les données doivent être sécurisées à tout prix.
Pigment garantit la sécurité des données au niveau de l'entreprise par le biais du rapport final SOC2, type 2, et a également obtenu la note la plus élevée possible par Security Scorecard.
Toutes les données de la plateforme sont cryptées, ce qui s'étend également à toutes les multiples copies de données situées dans différentes zones géographiques. Avec Pigment, vous pouvez contrôler qui peut voir, modifier et utiliser les données dans les différentes hiérarchies de modèles.
D'autres fonctionnalités telles que les pistes d'audit, les screenshots et la gestion des droits d'accès font de Pigment l'une des plateformes les plus sécurisées pour un contrôle d'accès rigoureux et une modélisation financière fiable.
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