Simplification des processus de budgétisation, de planification financière et de reporting

En résumé

Avec Pigment, Loggi a pu :

• Réduire le temps consacré à l'agrégation des données en exécutant des importations à partir de SAP.
• Mettre en œuvre un processus de budgétisation plus souple impliquant les responsables des centres de coûts.
• Ajouter plus de granularité à l'analyse commerciale, et gérer facilement un grand nombre de variables et de dimensions.
• Améliorer le contrôle des droits d'accès.
• Permettre aux parties prenantes de prendre de meilleures décisions 
• Aligner l'organisation.
• Fournir des réponses plus rapides aux parties prenantes.

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Loggi est une licorne logistique brésilienne fondée en 2013, qui compte plus de 3 200 employés. L'entreprise propose des services de livraison de nourriture et de courrier, livrant environ 350 000 colis par jour dans tout le Brésil.

Loggi a des bureaux au Brésil et au Portugal, et toutes ses équipes Opérations se situent au Brésil. 

À la suite d'un financement de série F de 212 millions de dollars en mars 2021, l'entreprise a prévu d'ouvrir des dizaines de succursales dans tout le pays, ainsi que de nouveaux centres de distribution.

Au printemps 2021, Loggi s'est mise à la recherche d'un logiciel FP&A capable de soutenir sa croissance exponentielle et de simplifier ses processus de budgétisation, de planification financière et de reporting.

Se passer de Google Sheets pour la budgétisation

Le processus budgétaire de Loggi était décentralisé et cloisonné. L'équipe de gestion des revenus travaillait sur les revenus, tandis que l'équipe des opérations travaillait sur les coûts de revient, le tout dans des feuilles de calcul Google Sheets différentes. Elles utilisaient une approche descendante, divisant le budget alloué en différents centres de coûts. En outre, elles examinaient également les données réelles par rapport aux prévisions dans des feuilles distinctes. En raison de ce processus décentralisé, les problèmes suivants ont commencé à se poser :

• Problèmes de maintenance et d'évolutivité : un nombre croissant de responsables et d'équipes de centres de coûts utilisaient des feuilles de calcul individuelles pour saisir leurs plans, ce qui devenait difficile à maintenir et à faire évoluer, avec un risque élevé de rupture des formules et des modèles.
  
  
• Intégrité des données et auditabilité : les responsables des centres de coûts pouvaient mettre à jour des informations ayant souvent un impact sur l'ensemble du modèle, ce qui était difficile à suivre et à auditer.
  
  
• Manque de visibilité sur les données du P&L pour les contributeurs commerciaux et les cadres de niveau C.

Les équipes avaient également besoin de s'éloigner de Google Sheets pour avoir un processus plus fluide. Elles ont alors opté pour Pigment comme plateforme FP&A de référence.

Standardiser le processus de budgétisation et obtenir la contribution des responsables des centres de coûts

Pour Loggi, le premier cas d'utilisation de Pigment était d'améliorer et de standardiser le processus de budgétisation, car l'entreprise ajoutait constamment de nouveaux centres de coûts. L'entreprise a alors commencé par créer un modèle commun de saisie du budget, pour que les responsables des centres de coûts puissent facilement saisir leurs dépenses pour le mois. Cela leur a permis d'adopter une approche plus ascendante.

Il est désormais beaucoup plus simple d'ajouter automatiquement de nouveaux centres de coûts. Ceux-ci sont ensuite reflétés et mis à jour dans tous les rapports en quelques clics seulement, ce qui simplifie considérablement les défis courants auxquels sont confrontés les modélisateurs.

Ce nouveau processus de budgétisation transparent aide l'équipe financière à assurer la cohérence entre les unités commerciales. L'interface conviviale de Pigment simplifie également le processus d'agrégation des données des responsables de centres de coûts. Les informations et les processus circulent mieux, sans avoir besoin de plusieurs commentaires dans Google Sheets et sans craindre de casser les modèles.

L'équipe FP&A de Loggi souhaitait également que tout soit connecté et regroupé en un seul endroit. Elle utilise Pigment non seulement pour la budgétisation, mais aussi pour la gestion des flux de trésorerie et les rapports sur les indicateurs clés de performance.

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Rapports sur les indicateurs de performance clés

Chaque mois, l'équipe FP&A de Loggi télécharge ses données réelles depuis SAP en utilisant le connecteur Pigment Google Sheets pour comparer le budget et les données réelles. Elle peut établir des rapports sur les dépenses et les effectifs sur une base hebdomadaire et mensuelle.

L'équipe peut également effectuer des analyses de variance et comprendre les écarts entre les indicateurs clés de performance à un niveau très granulaire, pour chacun des 85 centres de coûts.

L'équipe FP&A avait l'habitude d'organiser des réunions interminables avec les cadres de haut niveau pour les tenir au courant de leurs progrès. Désormais, tout le monde peut collaborer dans Pigment et voir les mises à jour en temps réel.

En utilisant Pigment, Loggi a pu :

• Réduire le temps consacré à l'agrégation des données en exécutant des importations à partir de SAP.
• Mettre en œuvre un processus de budgétisation plus souple impliquant les responsables des centres de coûts.
• Ajouter plus de granularité à l'analyse commerciale, et gérer facilement un grand nombre de variables et de dimensions.
• Améliorer le contrôle des droits d'accès.
• Permettre aux parties prenantes de prendre de meilleures décisions 
• Aligner l'organisation.
• Fournir des réponses plus rapides aux parties prenantes.

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Loggi a mis environ trois mois à implémenter Pigment, pour s'assurer que la solution était vraiment adaptée à son activité. Elle a pu former facilement les modélisateurs et a été très satisfaite de l'adoption par les responsables des centres de coûts, qui ont tous navigué sans problème dans Pigment.

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La prochaine étape ?

Loggi utilise désormais Pigment pour la planification des effectifs. L'entreprise a commencé à examiner les chiffres réels par rapport au budget en termes d'ancienneté ou par centre de coûts.
Organiser toutes les données en un seul endroit et les analyser est la première étape pour déterminer un plan solide et gérer efficacement la main-d'œuvre.

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Les 3 fonctionnalités préférées de Loggi

• Les "Scénarios", pour créer facilement plusieurs versions du budget, formuler différentes hypothèses sur les opportunités commerciales et améliorer la précision des prévisions.
• La "Gestion des dimensions", qui permet un gain de temps considérable lorsque l'on ajoute un grand nombre de centres de coûts, de nouveaux comptes ou de nouvelles régions.‍
• Les "Snapshots", une excellente solution de secours lorsqu'il s'agit de retrouver une formule ou de consulter des données historiques.